Xử lý tiền khách hàng trả thừa và những trường hợp liên quan

Trong thực tế, không ít trường hợp công ty nhận được các khoản tiền khách hàng trả thừa. Một số trường hợp khách hàng trả thừa số tiền nhỏ, có đôi khi khách hàng trả thừa số tiền lớn, kế toán bối rối không biết xử lý hạch toán như thế nào?

Trong bài viết này, MISA AMIS tổng hợp tới bạn đọc cách thức xử lý khoản tiền khách hàng trả thừa theo đúng các quy định hiện hành về kế toán, thuế.

1. Hướng dẫn ghi Nợ Có trong trường hợp khách hàng trả thừa

1.1 Trường hợp 1: Bán hàng thu tiền sau, Công ty hạch toán khoản phải thu trên tài khoản 131.

• Kế toán ghi nhận doanh thu và khoản phải thu:

Nợ TK 131

Có TK 511

Có TK 3331

• Khi khách hàng thanh toán tiền mặt/chuyển khoản, kế toán ghi:

Nợ TK 111/Nợ TK 112

Có TK 131

Như vậy, nếu khách hàng thanh toán tiền thừa thì lúc này TK 131 (chi tiết đối tượng khách hàng) có số dư Có. Tuy nhiên, việc kiểm tra chi tiết TK 131 và thấy tồn tại số dư bên Có chỉ có thể phát sinh khi doanh nghiệp kế toán thủ công. Trường hợp doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán với các tính năng theo dõi công nợ, khoản tiền nhận thừa kế toán tạm thời theo dõi trên TK 338 – Phải trả, phải nộp khác.

Ví dụ 1:  Ngày 21/09/2022, kế toán của công ty ABC ghi nhận doanh thu điện thoại X cho anh Nguyễn Văn A với số tiền hàng chưa thuế là: 17.000.000 đồng, thuế GTGT là 8%, tổng giá trị hàng đã bao gồm thuế GTGT là: 18.360.000 đồng. Ngày 01/10/2022, anh A (do nhầm lẫn trong thao tác chuyển khoản ngân hàng) đã chuyển vào tài khoản ngân hàng của công ty ABC số tiền là: 18.630.000 đồng. 

Trên sổ sách kế toán của ABC thể hiện 2 bút toán của nghiệp vụ trên như sau: 

• Ngày 21/09/2022: Ghi nhận doanh thu bán điện thoại cho anh Nguyễn Văn A

Nợ TK 131: 18.360.000 đồng

Có TK 511:  17.000.000 đồng

Có TK 3331: 1.360.000 đồng

• Ngày 01/10/2022: Ghi nhận thanh toán tiền hàng của anh Nguyễn Văn A: 

Nợ TK 112: 18.630.000 đồng

Có TK 131: 18.630.000 đồng

Trên sổ sách kế toán của Công ty ABC: Tài khoản 131 (Chi tiết: Anh Nguyễn Văn A): Dư Có số tiền 270.000 đồng.

Trường hợp phát hiện ngay việc thanh toán thừa, kế toán ghi giảm TK 131 theo đúng số tiền phải thu khách hàng, khoản tiền thừa 270.000 theo dõi trên TK 338

Nợ TK 112: 18.630.000

Có TK 131: 18.360.000

Có TK 338(8): 270.000

1.2 Trường hợp 2: Bán hàng thu tiền ngay 

• Kế toán ghi nhận doanh thu và số tiền nhận về như sau:

Nợ TK 111/Nợ TK 112

Có TK 511

Có TK 3331

• Số tiền khách hàng trả thừa đang đợi xử lý, kế toán theo dõi trên TK 3388 – Phải trả, phải nộp khác:

Nợ TK 111/ Nợ TK 112

Có TK 3388

Ví dụ 2: Ngày 17/06/2022, công ty ABC bán áo sơ mi trắng cho chị Nguyễn Thu Hà số tiền là: 2.652.000 đồng (Đã bao gồm VAT 8%), do không có tiền lẻ nên chị Hà đã thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt vào ngày 17/06/2022 cho thu ngân số tiền: 2.670.000 đồng. 

Trên sổ sách kế toán của ABC thể hiện 2 bút toán của nghiệp vụ trên như sau: 

• Ngày 17/06/2022: Ghi nhận doanh thu bán áo sơ mi trắng cho chị Nguyễn Thu Hà:

Nợ TK 111: 2.652.000 đồng

Có TK 511:   2.455.556 đồng

Có TK 3331: 196.444 đồng

• Ghi nhận số tiền chị Thu Hà đã trả thừa: 

Nợ TK 112: 18.000 đồng

Có TK 3388: 18.000 đồng

Trên sổ sách kế toán của ABC: Tài khoản phải trả khác (Chi tiết: Chị Thu Hà: 18.000 đồng).

2. Phương pháp xử lý số tiền khách hàng trả thừa

Trong tất cả các trường hợp khách hàng trả tiền thừa, không phân biệt số tiền nhỏ hay lớn, kế toán/thu ngân/người phụ trách thu tiền của công ty đều phải thông báo với khách hàng về việc thanh toán thừa này. Dưới đây là các lý do cho việc tại sao cần làm vậy?

• Việc thông báo với khách hàng về số tiền thừa, giúp kế toán nhanh chóng có phương hướng xử lý hạch toán tiếp theo, giúp tổng hợp công nợ của công ty “gọn nhẹ” hơn rất nhiều. Nhiều kế toán thấy số tiền thừa nhỏ nên không thông báo với khách hàng mà tự ý xử lý, cách làm này dẫn đến nhiều rắc rối về sau nếu khách hàng phát hiện ra và yêu cầu công ty hoàn trả.
• Thông thường cách xử lý tốt nhất trong những trường hợp thanh toán thừa là sẽ bù trừ vào số tiền khách hàng phải thanh toán trong những lần mua tiếp theo. Tuy nhiên nhiều trường hợp rất khó xác định khách hàng có tiếp tục mua hàng hóa/dịch vụ nữa không hoặc khách hàng cũng chưa chắc chắn trong tương lai có tiếp tục mua hàng hóa/dịch vụ của doanh nghiệp hay không, do vậy, kế toán vẫn cần xác nhận với khách hàng về vấn đề có muốn nhận lại tiền thừa hay không?

2.1. Trường hợp Khách hàng có khả năng hoặc chắc chắn sẽ lấy lại khoản tiền thanh toán thừa

Trường hợp khách hàng chưa xác nhận về việc có muốn lấy lại tiền thừa hay không, để đảm bảo tính cẩn trọng, kế toán xử lý như trường hợp khách hàng chắc chắn sẽ lấy lại tiền.

Trường hợp này, để thuận tiện việc theo dõi trả lại tiền thừa cho khách hàng và phản ánh đúng bản chất của sự việc, kế toán thực hiện theo dõi trên tài khoản 338(8) – Phải trả khác.

Ví dụ 3: Tiếp theo ví dụ 1 nêu trên: Trên sổ sách kế toán của ABC tài khoản 131 đang dư Có số tiền: 270.000 đồng. 

Kế toán thực hiện bổ sung bút toán: 

• Tiền khách hàng Nguyễn Văn A chuyển khoản thừa: 

Nợ TK 131: 270.000 đồng

Có TK 3388: 270.000 đồng (Chi tiết: Anh Nguyễn Văn A)

(Hoặc kế toán theo dõi khoản tiền thừa trên TK 338(8) ngay khi phát sinh giao dịch thanh toán)

• Khi trả lại anh A tiền thừa:

Nợ TK 3388: 270.000 đồng

Có TK 111/TK 112: 270.000 đồng

2.2. Trường hợp Khách hàng xác nhận không lấy lại tiền thừa

Trong trường hợp người mua không muốn nhận lại tiền thừa (không phân biệt số tiền nhỏ hay lớn) thì khoản tiền nhận thừa được ghi nhận là Thu nhập khác của công ty.

Trường hợp khách hàng đã xác nhận sẽ không nhận lại tiền thừa, kế toán của công ty hạch toán:

• Trường hợp tiền thừa đang theo dõi trên TK 131, kế toán thực hiện bút toán:

Nợ TK 131

Có TK 711

• Trường hợp tiền thừa đang theo dõi trên TK 3388, kế toán thực hiện bút toán:

Nợ TK 3388

Có TK 711

• Nếu khách hàng đã xác nhận không lấy lại tiền thừa ngay tại thời điểm thanh toán, kế toán có thể xử lý luôn bằng bút toán:

Nợ TK 111/Nợ TK 112

Có TK 711

Hình 2: Tiền thừa khách hàng không muốn lấy lại, kế toán được ghi Thu nhập khác – Nguồn: Internet

Ví dụ 4: Tiếp theo ví dụ 2 nêu trên, chị Thu Hà đã xác nhận không cần trả lại 8.000 tiền thừa. 

Kế toán hạch toán xử lý như sau: 

Nợ TK 3388: 8.000 đồng

Có TK 711: 8.000 đồng. 

Lưu ý: Trường hợp số tiền nhỏ lẻ như trường hợp của chị Thu Hà, kế toán có thể không cần sử dụng TK 3388 khi ghi nhận tiền thừa như ở ví dụ 2 mà có thể hạch toán trực tiếp: 

Nợ TK 111: 8.000 đồng

Có TK 711: 8.000 đồng. 

Tìm hiểu thêm

• Hạch toán tiền chậm nộp thuế theo đúng quy định
• Cách hạch toán lãi tiền gửi ngân hàng tại doanh nghiệp
• Phần mềm kế toán mang lại lợi ích gì cho các doanh nghiệp trong thời đại ứng dụng CNTT

3. Một số lưu ý khi xử lý tình huống khách hàng trả tiền thừa

• Việc ghi nhận thu nhập khác với tiền thừa của khách hàng phải đảm bảo nguyên tắc cẩn trọng trong kế toán – Thu nhập chỉ được ghi nhận khi có bằng chứng chắc chắn về khả năng thu được lợi ích kinh tế, tức là phải có sự đồng ý/xác nhận của khách hàng về việc không muốn nhận lại, không phân biệt số tiền thừa nhỏ hay lớn. Với trường hợp số tiền thừa quá lớn, kế toán có thể yêu cầu người mua ký xác nhận/biên bản,… phù hợp với tình hình thực tế.
• Với những doanh nghiệp kinh doanh ngành hàng bán lẻ, siêu thị,… số lượng giao dịch mua – bán và thu tiền hàng phát sinh trong ngày thường lớn. Việc chênh lệch giữa số tiền thực tế nhận về (khi kiểm kê) với số tiền trên hệ thống (liên quan đến ghi nhận doanh thu) có thể phát sinh và không xác định được đối tượng khách hàng liên quan. Khi đó, nhân viên thu ngân, kế toán và các bộ phận liên quan có thể lập biên bản và đề xuất phương thức xử lý phù hợp với giá trị tiền thừa, đặc điểm sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, đối tượng khách hàng. Với các khoản tiền thừa nhỏ lẻ, có thể ghi nhận thẳng vào Thu nhập khác.
• Liên quan tới kê khai, quyết toán thuế TNDN, theo các văn bản, thông tư hướng dẫn hiện hành về thuế TNDN, không có quy định cụ thể việc thu nhập từ tiền khách hàng trả thừa có phải là thu nhập khác khi quyết toán thuế TNDN không. Tuy nhiên, để đảm bảo sự thận trọng cần thiết, kế toán nên đưa vào “Thu nhập khác” khi tính toán thuế TNDN phải nộp, hạn chế các rủi ro không đáng có.

>>> Xem và tải ngay ebook Quyết toán thuế TNDN mới nhất tại đây

Như vậy, trong quá trình xử lý tiền khách hàng trả thừa, kế toán cần đảm bảo nguyên tắc thận trọng trong việc hạch toán. Trường hợp số tiền quá nhỏ lẻ kế toán có thể lập tức ghi nhận Thu nhập khác, các trường hợp còn lại kế toán nên căn cứ vào xác nhận của người mua về vấn đề nhận lại tiền hay không để có hướng xử lý phù hợp. Hy vọng bài viết này giúp các bạn kế toán tự tin xử lý khi gặp trường hợp khách hàng trả thừa tại doanh nghiệp mình.