Thủ tục đăng ký người phụ thuộc mới nhất 2021; Thủ tục đăng ký giảm trừ gia cảnh là cha mẹ, con cháu, ông bà, anh chị em, cô dì chú bác qua mạng; Điều kiện – hồ sơ đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh.

Người nộp thuế được tính giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc nếu người nộp thuế đã đăng ký thuế và được cấp mã số thuế cho người phụ thuộc.

– Theo Thông tư 111/2013/TT-BTC của Bộ tài chính: Hướng dẫn trình tự đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh cụ thể như sau:

Bước 1: Đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh:

(1.1) Đăng ký Người phụ thuộc lần đầu:

a. Nếu là cá nhân tự đăng ký với Cơ quan thuế:

+ Hồ sơ gồm có:

– Tờ khai đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh Mẫu 02/ĐK-NPT-TNCN theo Thông tư số 92/2015/TT-BTC.
– Bản sao CMDN hoặc Thẻ căn cước, hoặc Giấy khai sinh, hộ chiếu còn hiệu lực (Ko cần Công chứng)
– Ngoài ra cần có hồ sơ chứng minh người phụ thuộc, theo từng trường hợp cụ thể như bên dưới.

+ Nơi nộp hồ sơ:
– Chi cục thuế nơi Cá nhân nộp hồ sơ khai thuế trong năm nơi cá nhân cư trú.
– Nếu cá nhân đang tính giảm trừ bản thân tại DN nào thì nộp cho Chi cục thuế quản lý DN đó
– Nếu cá nhân thay đổi nơi làm việc thì nộp cho Chi cục thuế quản lý DN cuối cùng làm việc.

b. Nếu Doanh nghiệp đăng ký người phụ thuộc cho nhân viên:

(1.2) Đăng ký khi có thay đổi về người phụ thuộc:

– Khi có thay đổi (tăng, giảm) về người phụ thuộc -> Người nộp thuế hoặc Doanh nghiệp phải thực hiện khai bổ sung và đăng ký với cơ quan thuế.

Lưu ý: Để làm được phần này, các bạn phải đọc bài viết “Cách đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh” bên trên trước nhé.

Ví dụ: Vợ Chồng anh chị A có 1 người con là B.
– Tháng 4/2021 Chị vợ đã đăng ký người con B là người phụ thuộc tại Công ty C.
– Nhưng đến tháng 12/2021 lại muốn chuyển người phụ thuộc (Người con B) cho Chồng tại Công ty D.

=> Trình tự như sau:

– Tháng 4/2021 khi Công ty C đăng ký người phụ thuộc cho chị Vợ:
-> Trên Bảng Tổng hợp người đăng ký phụ thuộc giảm trừ gia cảnh: -> Nhập vào “Phần I. Đăng ký cấp MST cho người phụ thuộc“ (Vì là đăng ký lần đầu, chưa có MST nên nhập vào đây)
-> Trên cột “Thời gian tính giảm trừ” thì ghi như sau: “Từ tháng: 04/2021 – “Đến tháng“: ….. 

=>  Trở lại ví dụ:
– Đến tháng 12/2021 muốn chuyển cho người Chồng thì có 2 trường hợp như sau:

a, Nếu khi đăng ký người phụ thuộc, Công ty C (Công ty Vợ) mà ghi cột “Đến tháng” là “Để trống“ (Tức là giảm trừ chưa biết đến khi nào) => Thì Công ty C phải báo giảm người phụ thuộc.

-> Cách báo giảm như sau: Nộp lại Mẫu bảng Tổng hợp đăng ký người phụ thuộc -> Nhập vào “Phần II. Đăng ký thay đổi về người phụ thuộc” (Vì người con đã có MST người phụ thuộc).
-> Trên cột “Thời gian tính giảm trừ” – cột “Đến tháng” thì ghi: 12/2021.

-> Sau khi bên Công ty vợ đã báo giảm thành công -> Thì công ty bên Chồng mới báo tăng được, cụ thể như sau:
– Trên bảng Tổng hợp người đăng ký phụ thuộc giảm trừ gia cảnh -> Nhập vào “Phần II. Đăng ký thay đổi về người phụ thuộc” (Vì người con đã có MST người phụ thuộc).
-> “Trên cột “Thời gian tính giảm trừ” – “Từ tháng thì ghi: 1/2022 – cột “Đến tháng” … Cũng ghi như trên phần “Chú ý” nhé.

b, Nếu khi đăng ký người phụ thuộc, Công ty C (Cty Vợ) mà ghi trên cột “Đến tháng” là “12/2021” (Tức là giảm trừ đến tháng 12/2021) => Thì Cty C không phải báo giảm (không làm gì nữa).
-> Công ty Chồng đăng ký như đăng ký mới bình thường -> Nhập vào Phần II. Đăng ký thay đổi về người phụ thuộc (Vì người con đã có MST người phụ thuộc).

Thời hạn nộp hồ sơ đăng ký người phụ thuộc:

“Doanh nghiệp thực hiện đăng ký thuế cho cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công và đăng ký thuế cho người phụ thuộc của cá nhân một lần trong năm chậm nhất là 10 (mười) ngày làm việc trước thời điểm nộp hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân hàng năm.”

Ví dụ: DN bạn dự định nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN năm 2021 vào ngày 30/3/2022 -> Như vậy hạn nộp hồ sơ đăng ký MST cho người phụ thuộc chậm nhất là ngày 20/3/2022.
=> Đây là quy định áp dụng cho trường hợp đăng ký người phụ thuộc là con, vợ, chồng, cha, mẹ.

Còn: “Trường hợp người nộp thuế có phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng đối với người phụ thuộc khác hướng dẫn tại tiết d.4, điểm d, khoản 1, Điều 9 Thông tư số 111/2013/TT-BTC ngày 15/8/2013 của Bộ Tài chính (như: Anh ruột, chị ruột, em ruột, Ông nội, bà nội; ông ngoại, bà ngoại; cô ruột, dì ruột, cậu ruột, chú ruột, bác ruột, Cháu ruột…) thì thời hạn đăng ký giảm trừ gia cảnh chậm nhất là ngày 31/12 của năm tính thuế, quá thời hạn nêu trên thì không được tính giảm trừ gia cảnh cho năm tính thuế đó.”

– Trường hợp người nộp thuế đăng ký giảm trừ người phụ thuộc sau thời điểm thực tế phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng nhưng tại Mẫu số 02/ĐK-NPT-TNCN khai “thời điểm tính giảm trừ” đúng với thời điểm thực tế phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng thì khi quyết toán thuế TNCN được tính lại theo thực tế phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng mà không phải đăng ký lại.

Ví dụ: Giả sử tháng 3/2021 bà A sinh con.
– Tháng 8/2021 bà A đăng ký giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc, tại Mẫu số 02/ĐK-NPT-TNCN bà A khai chỉ tiêu “thời điểm tính giảm trừ” là tháng 3/2021 => Thì trong năm bà A được tạm tính giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc kể từ tháng 8/2021.
-> Khi quyết toán bà A được tính giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc từ tháng 3/2021 đến hết tháng 12/2021 mà không phải đăng ký lại.

– Trường hợp người nộp thuế đăng ký giảm trừ người phụ thuộc sau thời điểm thực tế phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng và tại Mẫu số 02/ĐK-NPT-TNCN khai “thời điểm tính giảm trừ” sau thời điểm thực tế phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng, nếu cá nhân thuộc diện phải quyết toán thuế thì khi quyết toán thuế để được tính lại theo thực tế phát sinh, cá nhân đăng ký lại tại Mẫu số 02/ĐK-NPT-TNCN và gửi kèm theo hồ sơ quyết toán thuế.

Ví dụ: Giả sử tháng 3/2021 bà A sinh con.
– Tháng 8/2021 bà A đăng ký giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc, tại Mẫu số 02/ĐK-NPT-TNCN bà A khai chỉ tiêu “thời điểm tính giảm trừ” là tháng 8/2021 => Thì trong năm bà A được tạm tính giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc kể từ tháng 8/2021.
-> Khi quyết toán để được tính lại theo thực tế phát sinh từ tháng 3/2021 thì bà A phải đăng ký lại theo thực tế phát sinh tại Mẫu số 02/ĐK-NPT-TNCN và gửi kèm theo hồ sơ quyết toán thuế.

– Trường hợp người nộp thuế chưa tính giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc trong năm tính thuế thì được tính giảm trừ gia cảnh cho NPT kể từ tháng phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng khi người nộp thuế thực hiện ủy quyền quyết toán thuế và đã khai đầy đủ thông tin NPT gửi cho tổ chức trả thu nhập thì tổ chức trả thu nhập kê khai vào mẫu phụ lục Bảng kê 05-3/BK-QTT-TNCN và tính giảm trừ người phụ thuộc cho người nộp thuế.

Bước 2: Nộp hồ sơ chứng minh người phụ thuộc:
 
(2.1) Nếu là cá nhân tự đăng ký với cơ quan thuế:
– Thì sẽ chuẩn bị hồ sơ chứng minh người phụ thuộc để nộp cùng lúc khi đăng ký Người phụ thuộc.

(2.2) Nếu là Doanh nghiệp đăng ký người phụ thuộc cho nhân viên:
– Thì cá nhân sẽ nộp hồ sơ chứng minh người phụ thuộc cho Doanh nghiệp -> DN có trách nhiệm lưu giữ và xuất trình khi cơ quan thuế thanh kiểm tra.
– Thời hạn cá nhân nộp hồ sơ cho DN là trong vòng 3 tháng kể từ ngày nộp Tờ khai đăng ký người phụ thuộc (bao gồm cả trường hợp đăng ký thay đổi người phụ thuộc)
– Quá thời hạn nộp hồ sơ nêu trên, nếu người nộp thuế không nộp hồ sơ chứng minh người phụ thuộc sẽ không được giảm trừ cho người phụ thuộc và phải điều chỉnh lại số thuế phải nộp.

Bước 3: Chuẩn bị Hồ sơ chứng minh Người phụ thuộc:

(3.1) Người phụ thuộc là Con:

a, Điều kiện:
– Con: con đẻ, con nuôi hợp pháp, con ngoài giá thú, con riêng của vợ, con riêng của chồng, cụ thể gồm:
+ Con dưới 18 tuổi (tính đủ theo tháng).
Ví dụ: Con ông H sinh ngày 25 tháng 7 năm 2020 thì được tính là người phụ thuộc từ tháng 7 năm 2020.
+ Con từ 18 tuổi trở lên bị khuyết tật, không có khả năng lao động.
+ Con đang theo học tại Việt Nam hoặc nước ngoài tại bậc học đại học, cao đẳng, trung học chuyên nghiệp, dạy nghề, kể cả con từ 18 tuổi trở lên đang học bậc học phổ thông (tính cả trong thời gian chờ kết quả thi đại học từ tháng 6 đến tháng 9 năm lớp 12) không có thu nhập hoặc có thu nhập bình quân tháng trong năm từ tất cả các nguồn thu nhập không vượt quá 1.000.000 đồng.

b, Hồ sơ chứng minh người phụ thuộc cụ thể như sau:
– Con dưới 18 tuổi: Hồ sơ chứng minh là bản chụp Giấy khai sinh và bản chụp Chứng minh nhân dân (nếu có).
– Con từ 18 tuổi trở lên bị khuyết tật, không có khả năng lao động, hồ sơ chứng minh gồm:
+ Bản chụp Giấy khai sinh và bản chụp Chứng minh nhân dân (nếu có).
+ Bản chụp Giấy xác nhận khuyết tật theo quy định của pháp luật về người khuyết tật.

– Con đang theo học tại các bậc học hồ sơ chứng minh gồm:
+ Bản chụp Giấy khai sinh.
+ Bản chụp Thẻ sinh viên hoặc bản khai có xác nhận của nhà trường hoặc giấy tờ khác chứng minh đang theo học tại các trường học đại học, cao đẳng, trung học chuyên nghiệp, trung học phổ thông hoặc học nghề.

– Trường hợp là con nuôi, con ngoài giá thú, con riêng thì ngoài các giấy tờ theo từng trường hợp nêu trên, hồ sơ chứng minh cần có thêm giấy tờ khác để chứng minh mối quan hệ như: bản chụp quyết định công nhận việc nuôi con nuôi, quyết định công nhận việc nhận cha, mẹ, con của cơ quan nhà nước có thẩm quyền…

(3.2) Người phụ thuộc là Vợ hoặc Chồng của người nộp thuế:

a, Điều kiện để đăng ký Vợ hoặc Chồng là người phụ thuộc:

+ Đối với người trong độ tuổi lao động phải đáp ứng đồng thời các điều kiện sau:
– Bị khuyết tật, không có khả năng lao động (như bệnh AIDS, ung thư, suy thận mãn,…)
– Không có thu nhập hoặc có thu nhập bình quân tháng trong năm từ tất cả các nguồn thu nhập không vượt quá 1.000.000 đồng.

+ Đối với người ngoài độ tuổi lao động phải không có thu nhập hoặc có thu nhập bình quân tháng trong năm từ tất cả các nguồn thu nhập không vượt quá 1.000.000 đồng.

b, Hồ sơ chứng minh người phụ thuộc gồm:
– Bản chụp Chứng minh nhân dân.
– Bản chụp sổ hộ khẩu (chứng minh được mối quan hệ vợ chồng) hoặc Bản chụp Giấy chứng nhận kết hôn.

Trường hợp vợ hoặc chồng trong độ tuổi lao động thì ngoài các giấy tờ nêu trên hồ sơ chứng minh cần có thêm giấy tờ khác chứng minh người phụ thuộc không có khả năng lao động như bản chụp Giấy xác nhận khuyết tật theo quy định của pháp luật về người khuyết tật đối với người khuyết tật không có khả năng lao động, bản chụp hồ sơ bệnh án đối với người mắc bệnh không có khả năng lao động (như bệnh AIDS, ung thư, suy thận mãn,..).

(3.3) Người phụ thuộc là: Cha đẻ, mẹ đẻ; cha vợ, mẹ vợ (hoặc cha chồng, mẹ chồng); cha dượng, mẹ kế; cha nuôi, mẹ nuôi hợp pháp của người nộp thuế:

a, Điều kiện để đăng ký người phụ thuộc:

+ Đối với người trong độ tuổi lao động phải đáp ứng đồng thời các điều kiện sau:
– Bị khuyết tật, không có khả năng lao động (như bệnh AIDS, ung thư, suy thận mãn,…)
– Không có thu nhập hoặc có thu nhập bình quân tháng trong năm từ tất cả các nguồn thu nhập không vượt quá 1.000.000 đồng.

+ Đối với người ngoài độ tuổi lao động phải không có thu nhập hoặc có thu nhập bình quân tháng trong năm từ tất cả các nguồn thu nhập không vượt quá 1.000.000 đồng.

b, Hồ sơ chứng minh người phụ thuộc gồm:
– Bản chụp Chứng minh nhân dân.
– Giấy tờ hợp pháp để xác định mối quan hệ của người phụ thuộc với người nộp thuế như bản chụp sổ hộ khẩu (nếu có cùng sổ hộ khẩu), giấy khai sinh, quyết định công nhận việc nhận cha, mẹ, con của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền.

Trường hợp trong độ tuổi lao động thì ngoài các giấy tờ nêu trên, hồ sơ chứng minh cần có thêm giấy tờ chứng minh là người khuyết tật, không có khả năng lao động như bản chụp Giấy xác nhận khuyết tật theo quy định của pháp luật về người khuyết tật đối với người khuyết tật không có khả năng lao động, bản chụp hồ sơ bệnh án đối với người mắc bệnh không có khả năng lao động (như bệnh AIDS, ung thư, suy thận mãn,..).

(3.4) Người phụ thuộc là: Các cá nhân khác không nơi nương tựa mà người nộp thuế đang phải trực tiếp nuôi dưỡng bao gồm:

– Anh ruột, chị ruột, em ruột của người nộp thuế.
– Ông nội, bà nội; ông ngoại, bà ngoại; cô ruột, dì ruột, cậu ruột, chú ruột, bác ruột của người nộp thuế.
– Cháu ruột của người nộp thuế bao gồm: con của anh ruột, chị ruột, em ruột.
– Người phải trực tiếp nuôi dưỡng khác theo quy định của pháp luật.

a, Điều kiện để đăng ký người phụ thuộc:

+ Đối với người trong độ tuổi lao động phải đáp ứng đồng thời các điều kiện sau:
– Bị khuyết tật, không có khả năng lao động (như bệnh AIDS, ung thư, suy thận mãn,…)
– Không có thu nhập hoặc có thu nhập bình quân tháng trong năm từ tất cả các nguồn thu nhập không vượt quá 1.000.000 đồng.

+ Đối với người ngoài độ tuổi lao động phải không có thu nhập hoặc có thu nhập bình quân tháng trong năm từ tất cả các nguồn thu nhập không vượt quá 1.000.000 đồng.

b, Hồ sơ chứng minh người phụ thuộc gồm:
– Bản chụp Chứng minh nhân dân hoặc Giấy khai sinh.
– Các giấy tờ hợp pháp để xác định trách nhiệm nuôi dưỡng theo quy định của pháp luật.

– Trường hợp người phụ thuộc trong độ tuổi lao động thì ngoài các giấy tờ nêu trên, hồ sơ chứng minh cần có thêm giấy tờ chứng minh không có khả năng lao động như bản chụp Giấy xác nhận khuyết tật theo quy định của pháp luật về người khuyết tật đối với người khuyết tật không có khả năng lao động, bản chụp hồ sơ bệnh án đối với người mắc bệnh không có khả năng lao động (như bệnh AIDS, ung thư, suy thận mãn,..).

(3.5) Cá nhân cư trú là người nước ngoài, nếu không có hồ sơ theo hướng dẫn đối với từng trường hợp cụ thể nêu trên thì phải có các tài liệu pháp lý tương tự để làm căn cứ chứng minh người phụ thuộc.