Chi phí tiền lương như thế nào là hợp lý? Quy định về Chi phí tiền lương hợp lý và không hợp lý; Các khoản phụ cấp theo lương, phúc lợi.. cho người lao động theo quy định.

Căn cứ theo khoản 2 điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC (đã cập nhật theo Điều 3 Thông tư 25/2018/TT-BTC) quy định về Thuế TNDN:

Các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế bao gồm:
…
 2.6. Chi tiền lương, tiền công, tiền thưởng cho người lao động thuộc một trong các trường hợp sau:

a) Chi tiền lương, tiền công và các khoản phải trả khác cho người lao động doanh nghiệp đã hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ nhưng thực tế không chi trả hoặc không có chứng từ thanh toán theo quy định của pháp luật.

=> Tức là: Các bạn phải có chi trả thực tế và phải có phiếu chi lương (có chữ ký của người lao động)

b) Các Khoản tiền lương, tiền thưởng cho người lao động không được ghi cụ thể Điều kiện được hưởng và mức được hưởng tại một trong các hồ sơ sau: Hợp đồng lao động; Thoả ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quy định theo quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty.

=> Tức là: Các khoản tiền lương, tiền thưởng cho người lao động PHẢI ĐƯỢC GHI CỤ THỂ ĐIỀU KIỆN ĐƯỢC HƯỞNG và MỨC HƯỞNG tại 1 trong các hồ sơ trên.

– Trường hợp doanh nghiệp ký hợp đồng lao động với người nước ngoài trong đó có ghi khoản chi về tiền học cho con của người nước ngoài học tại Việt Nam theo bậc học từ mầm non đến trung học phổ thông được doanh nghiệp trả có tính chất tiền lương, tiền công và có đầy đủ hoá đơn, chứng từ theo quy định thì được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp.

=> Tức là: Phải có đầy đủ hoá đơn tiền học phí, phiếu thu, chi …(Nhớ là trong quy chế lương thưởng hoặc hợp đồng lao động phải nói rõ việc này nhé)

– Trường hợp doanh nghiệp ký hợp đồng lao động với người lao động trong đó có ghi khoản chi về tiền nhà do doanh nghiệp trả cho người lao động, khoản chi trả này có tính chất tiền lương, tiền công và có đầy đủ hoá đơn, chứng từ theo quy định thì được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp.

– Trường hợp doanh nghiệp Việt Nam ký hợp đồng với doanh nghiệp nước ngoài trong đó nêu rõ doanh nghiệp Việt Nam phải chịu các chi phí về chỗ ở cho các chuyên gia nước ngoài trong thời gian công tác ở Việt Nam thì tiền thuê nhà cho các chuyên gia nước ngoài làm việc tại Việt Nam do doanh nghiệp Việt Nam chi trả được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp.

c) Chi tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp phải trả cho người lao động nhưng hết thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế năm thực tế chưa chi trừ trường hợp doanh nghiệp có trích lập quỹ dự phòng để bổ sung vào quỹ tiền lương của năm sau liền kề. Mức dự phòng hàng năm do doanh nghiệp quyết định nhưng không quá 17% quỹ tiền lương thực hiện.

=> Tức là: Đến thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế TNDN thì phải chi trả rồi.
VD: Các bạn hạch toán tiền lương, tiền công, phụ cấp của năm 2021 rồi. Nhưng đến 31/3/2022 (Khi nộp hồ sơ Quyết toán thuế TNDN) mà vẫn chưa chi trả thì sẽ bị loại.

Quỹ tiền lương thực hiện là tổng số tiền lương thực tế đã chi trả của năm quyết toán đó đến thời hạn cuối cùng nộp hồ sơ quyết toán theo quy định (không bao gồm số tiền trích lập quỹ dự phòng tiền lương của năm trước chi trong năm quyết toán thuế).
Việc trích lập dự phòng tiền lương phải đảm bảo sau khi trích lập, doanh nghiệp không bị lỗ, nếu doanh nghiệp bị lỗ thì không được trích đủ 17%.
Trường hợp năm trước doanh nghiệp có trích lập quỹ dự phòng tiền lương mà sau 6 tháng, kể từ ngày kết thúc năm tài chính doanh nghiệp chưa sử dụng hoặc sử dụng không hết quỹ dự phòng tiền lương thì doanh nghiệp phải tính giảm chi phí của năm sau

Ví dụ: Khi nộp hồ sơ quyết toán thuế năm 2021, DN A có trích quỹ dự phòng tiền lương là 10 tỷ đồng, đến ngày 30/06/2022 (đối với trường hợp doanh nghiệp áp dụng kỳ tính thuế theo năm dương lịch), DN A mới chi số tiền từ quỹ dự phòng tiền lương năm 2021 là 7 tỷ đồng thì DN A phải tính giảm chi phí tiền lương năm sau (năm 2022) là 3 tỷ đồng (10 tỷ – 7 tỷ). Khi lập hồ sơ quyết toán năm 2022 nếu DN A có nhu cầu trích lập thì tiếp tục trích lập quỹ dự phòng tiền lương theo quy định.

d) Tiền lương, tiền công của chủ doanh nghiệp tư nhân, chủ công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên (do một cá nhân làm chủ); thù lao trả cho các sáng lập viên, thành viên của hội đồng thành viên, hội đồng quản trị mà những người này không trực tiếp tham gia điều hành sản xuất, kinh doanh.

=> Tức là chi phí tiền lương, tiền công của Chủ doanh nghiệp tư nhân và chủ công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên (do một cá nhân làm chủ) => KHÔNG được đưa vào chi phí được trừ.
– Và thù lao trả cho các sáng lập viên, thành viên của hội đồng thành viên, hội đồng quản trị mà những người này không trực tiếp tham gia điều hành sản xuất, kinh doanh.=> KHÔNG được đưa vào chi phí được trừ.

2.7. Phần chi trang phục bằng hiện vật cho người lao động không có hóa đơn, chứng từ. Phần chi trang phục bằng tiền cho người lao động vượt quá 05 (năm) triệu đồng/người/năm.
Trường hợp doanh nghiệp có chi trang phục cả bằng tiền và hiện vật cho người lao động để được tính vào chi phí được trừ thì mức chi tối đa đối với chi bằng tiền không vượt quá 05 (năm) triệu đồng/người/năm, bằng hiện vật phải có hóa đơn, chứng từ.

=> Tức là: Nếu chi bằng hiện vật phải có hoá đơn, chứng từ thì sẽ được trừ toàn bộ
– Nếu chi bằng tiền sẽ không được vượt quá 05 (năm) triệu đồng/người/năm.

2.8. Chi thưởng sáng kiến, cải tiến mà doanh nghiệp không có quy chế quy định cụ thể về việc chi thưởng sáng kiến, cải tiến, không có hội đồng nghiệm thu sáng kiến, cải tiến.

=> Tức là: Phải có hội đồng nghiệm thu sáng kiến, cải tiến và có quy định bằng văn bản cụ thể về việc chi thưởng sáng kiến, cải tiến.
 

2.9. Chi phụ cấp tàu xe đi nghỉ phép không đúng theo quy định của Bộ Luật Lao động.

Chi phụ cấp cho người lao động đi công tác, chi phí đi lại và tiền thuê chỗ ở cho người lao động đi công tác nếu có đầy đủ hóa đơn, chứng từ được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế. Trường hợp doanh nghiệp có khoán tiền đi lại, tiền ở, phụ cấp cho người lao động đi công tác và thực hiện đúng theo quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp thì được tính vào chi phí được trừ khoản chi khoán tiền đi lại, tiền ở, tiền phụ cấp.

=> Tức là:
– Chi phí đi công tác gồm (Chi phí đi lại: vé tàu xe, vé máy bay …, nhà nghỉ, khách sạn) -> Phải có hoá đơn, chứng từ đầy đủ, kèm theo giấy đi đường, quyết định cử đi công tác
– Nếu KHOÁN tiền đi lại, tiền ở, phụ cấp cho người lao động đi công tác -> Thì phải xây dựng 1 quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ (Quy định cụ thể thời gian, mức phụ cấp …) kèm theo giấy đi đường, quyết định cử đi công tác

Trường hợp doanh nghiệp cử người lao động đi công tác (bao gồm công tác trong nước và công tác nước ngoài) nếu có phát sinh chi phí từ 20 triệu đồng trở lên, chi phí mua vé máy bay mà các khoản chi phí này được thanh toán bằng thẻ ngân hàng của cá nhân thì đủ điều kiện là hình thức thanh toán không dùng tiền mặt và tính vào chi phí được trừ nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:
    – Có hóa đơn, chứng từ phù hợp do người cung cấp hàng hóa, dịch vụ giao xuất.
    – Doanh nghiệp có quyết định hoặc văn bản cử người lao động đi công tác.
    – Quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp cho phép người lao động được phép thanh toán khoản công tác phí, mua vé máy bay bằng thẻ ngân hàng do cá nhân là chủ thẻ và khoản chi này sau đó được doanh nghiệp thanh toán lại cho người lao động.

Trường hợp doanh nghiệp có mua vé máy bay qua website thương mại điện tử cho người lao động đi công tác để phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thì chứng từ làm căn cứ để tính vào chi phí được trừ là vé máy bay điện tử, thẻ lên máy bay (boarding pass) và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp có cá nhân tham gia hành trình vận chuyển. Trường hợp doanh nghiệp không thu hồi được thẻ lên máy bay của người lao động thì chứng từ làm căn cứ để tính vào chi phí được trừ là vé máy bay điện tử, quyết định hoặc văn bản cử người lao động đi công tác và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp có cá nhân tham gia hành trình vận chuyển.

2.10. Các khoản chi được trừ sau đây nhưng nếu chi không đúng đối tượng, không đúng mục đích hoặc mức chi vượt quá quy định.
a) Các khoản chi thêm cho lao động nữ được tính vào chi phí được trừ bao gồm:
– Chi cho công tác đào tạo lại nghề cho lao động nữ trong trường hợp nghề cũ không còn phù hợp phải chuyển đổi sang nghề khác theo quy hoạch phát triển của doanh nghiệp.
Khoản chi này bao gồm: học phí (nếu có) + chênh lệch tiền lương ngạch bậc (đảm bảo 100% lương cho người đi học).
– Chi phí tiền lương và phụ cấp (nếu có) cho giáo viên dạy ở nhà trẻ, mẫu giáo do doanh nghiệp tổ chức và quản lý.
– Chi phí tổ chức khám sức khoẻ thêm trong năm như khám bệnh nghề nghiệp, mãn tính hoặc phụ khoa cho nữ công nhân viên.
– Chi bồi dưỡng cho lao động nữ sau khi sinh con lần thứ nhất hoặc lần thứ hai.
– Phụ cấp làm thêm giờ cho lao động nữ trong trường hợp vì lý do khách quan người lao động nữ không nghỉ sau khi sinh con, nghỉ cho con bú mà ở lại làm việc cho doanh nghiệp được trả theo chế độ hiện hành; kể cả trường hợp trả lương theo sản phẩm mà lao động nữ vẫn làm việc trong thời gian không nghỉ theo chế độ.

=> Tức là: Mức chi tối đa để hỗ trợ người lao động mua các khoản khoản bảo hiểm trên là không quá 03 triệu đồng/tháng/người -> Và phải ghi rõ điều kiện hưởng và mức hưởng tại 1 trong các hồ sơ trên.

2.12. Khoản chi trả trợ cấp mất việc làm cho người lao động không theo đúng quy định hiện hành.
(Chi tiết mức trợ cấp mất việc làm các bạn xem tại Theo điều 47 của Bộ luật lao động số 45/2019/QH14)

2.30. Các khoản chi không tương ứng với doanh thu tính thuế, trừ các khoản chi sau:
– Các khoản thực chi cho hoạt động phòng, chống HIV/AIDS tại nơi làm việc của doanh nghiệp, bao gồm: Chi phí đào tạo cán bộ phòng, chống HIV/AIDS của doanh nghiệp, chi phí tổ chức truyền thông phòng, chống HIV/AIDS cho người lao động của doanh nghiệp, phí thực hiện tư vấn, khám và xét nghiệm HIV, chi phí hỗ trợ người nhiễm HIV là người lao động của doanh nghiệp.

– Khoản chi cho hoạt động giáo dục nghề nghiệp và đào tạo nghề nghiệp cho người lao động bao gồm:
+ Chi phí trả cho người dạy, tài liệu học tập, thiết bị dùng để hoạt động giáo dục nghề nghiệp, vật liệu thực hành, các chi phí khác hỗ trợ cho người học.
+ Chi phí đào tạo của doanh nghiệp cho người lao động được tuyển dụng vào làm việc tại doanh nghiệp

– Khoản chi có tính chất phúc lợi chi trực tiếp cho người lao động như: chi đám hiếu, hỷ của bản thân và gia đình người lao động; chi nghỉ mát, chi hỗ trợ Điều trị; chi hỗ trợ bổ sung kiến thức học tập tại cơ sở đào tạo; chi hỗ trợ gia đình người lao động bị ảnh hưởng bởi thiên tai, địch họa, tai nạn, ốm đau; chi khen thưởng con của người lao động có thành tích tốt trong học tập; chi hỗ trợ chi phí đi lại ngày lễ, tết cho người lao động; chi bảo hiểm tai nạn, bảo hiểm sức khỏe, bảo hiểm tự nguyện khác cho người lao động (trừ Khoản chi mua bảo hiểm nhân thọ cho người lao động, bảo hiểm hưu trí tự nguyện cho người lao động hướng dẫn tại điểm 2.11 Điều này) và những Khoản chi có tính chất phúc lợi khác.
    => Tổng số chi có tính chất phúc lợi nêu trên không quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế của doanh nghiệp

        Việc xác định 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế của doanh nghiệp được xác định bằng quỹ tiền lương thực hiện trong năm chia (:) 12 tháng. Trường hợp doanh nghiệp hoạt động không đủ 12 tháng thì: Việc xác định 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế được xác định bằng quỹ tiền lương thực hiện trong năm chia (:) số tháng thực tế hoạt động trong năm.
Quỹ tiền lương thực hiện là tổng số tiền lương thực tế đã chi trả của năm quyết toán đó đến thời hạn cuối cùng nộp hồ sơ quyết toán theo quy định (không bao gồm số tiền trích lập quỹ dự phòng tiền lương của năm trước chi trong năm quyết toán thuế).

– Các khoản chi khác mang tính chất đặc thù, phù hợp theo từng ngành nghề, lĩnh vực theo văn bản hướng dẫn của Bộ Tài chính.

Kết luận: Để đưa chi phí tiền lương, thưởng, phụ cấp vào chi phí hợp lý thì cần:

– Hợp đồng lao động.
– Quy chế tiền lương, thưởng, phụ cấp (ghi rõ điều kiện hưởng và mức hưởng)
– Quyết đinh tăng lương (trong trường hợp tăng lương)
– Bảng chấm công hàng tháng.
– Bảng thanh toán tiền lương. (Có chữ ký đầy đủ nhé)
– Thang bảng lương do DN tự xây dựng. Xem thêm: Cách xây dựng thang bảng lương
– Phiếu chi thanh toán lương, hoặc chứng từ ngân hàng nếu thanh toán qua ngân hang.
– Nếu là cá nhân uỷ quyền Quyết toán thuế TNCN thì phải có MST cá nhân nhé và giấy uỷ quyền quyết toán thuế TNCN.
– Nếu đi công tác cần (Quyết toán định cử đi công tác, giấy đi đường, các hoá đơn chứng từ khi đi công tác …)

Ngoài ra cũng cần phải có thêm:
– Tờ khai thuế TNCN tháng, quý.
– Tờ khai Quyết toán thuế TNCN cuối năm (Nhớ là phải đầy đủ danh sách nhân viên, những người mà DN đã chi trả tiền lương nhé)
– Các chứng từ nộp thuế TNCN (nếu có)

Đối với những lao động thời vụ, thử việc cần có thêm:

– Phải khấu trừ thuế TNCN 10% trước khi trả thu nhập cho những lao động thời vụ nếu thu nhập từ 2 triệu /lần hoặc tháng. (Nếu < 2 triệu thì không cần khấu trừ).
-> Khi khấu trừ và kê khai thuế TNCN của họ -> Nếu cá nhân đó yêu cầu, thì DN cấp cho họ chứng từ khấu trừ thuế TNCN (Từ ngày 1/7/2022 sẽ sử dụng chứng từ khấu từ thuế TNCN điện tử, các bạn có thể liên hệ với hóa đơn điện tử)

– Nếu tạm chưa muốn khấu trừ 10% thu nhập trước khi trả lương thì phải có Bản cam kết mẫu 08/CK-TNCN theo Thông tư 80).

Chú ý: Cá nhân làm bản cam kết 08 thì chỉ có thu nhập tại 1 nơi và đã có MST tại thời điểm làm cam kết (Nếu có thu nhập 2 nơi thì phải khấu trừ 10% thuế TNCN, không được làm cam kết 08)

– Nếu là người nước ngoài (không phải là cá nhân cư trú) thì khấu trừ 20% thuế TNCN

– Hợp đồng giao khoán
– Biên bản bàn giao
– Biên bản nghiệm thu.
– Hóa đơn hoặc chứng từ khấu trừ thuế TNCN của những cá nhân nhận giao khoán

Những lưu ý cần quan tâm:
Kiểm tra Tài khoản 334:
– Số dư Nợ đầu kỳ sổ cái TK 334 = Số dư Nợ đầu kỳ TK 334 trên bảng cân đối phát sinh.
        – Tổng Phát sinh Có trong kỳ = Tổng phát sinh thu nhập được ở Bảng lương trong kỳ (Lương tháng + Phụ cấp + tăng ca),
        – Tổng phát sinh Nợ trong kỳ = Tổng đã thanh toán + các khoản giảm trừ (bảo hiểm) + Tạm ứng;
        – Tổng Số dư Có cuối kỳ = Tổng số dư Có cuối kỳ ở bảng cân đối phát sinh.

– Kiểm tra xem số liệu trên bảng lương đã khớp với số liệu trên Tờ khai Thuế TNCN chưa (Phần Thu Nhập Chịu Thuế)
– Danh sách, tên tuổi đã khớp giữa bảng lương với tên tuổi trên tờ khai quyết toán Thuế TNCN chưa?
– Kiểm tra hợp đồng lao động đã đầy đủ chưa?
– Các khoản thu nhập + phụ cấp trên bảng lương đã quy định cụ thể trong HĐLĐ hoặc Quy chế lương thưởng chưa? Nếu chưa phải làm lại HĐLĐ đưa hết vào trong HĐLĐ các khoản lương, thưởng, phụ cấp rõ ràng nhé hoặc xây dựng lại Quy chế lương thưởng nhé.

Ví dụ: Lương bao nhiêu đ/tháng? phụ cấp A bao nhiêu đ/tháng? phụ cấp B bao nhiêu đồng/tháng…phải cụ thể số tiền, cụ thể khoản phụ cấp, trợ cấp.

Ngoài ra các bạn có thẻ tham khảo 1 số Công văn sau quy định về các khoản tiền lương, phụ cấp, trợ cấp, hỗ trợ …cho người lao động nhé:

1. Thuế TNCN nộp thay nhân viên được trừ vào chi phí:

Công văn số 4881/CT-TTHT ngày 30/1/2018 của Cục Thuế TP. Hà Nội về chi phí thuế TNCN nộp thay người lao động:

“Căn cứ quy định trên, trường hợp Ông Yusuke Akiyama có quốc tịch Nhật Bản, được công ty mẹ tại Nhật cử sang Việt Nam công tác và bổ nhiệm làm Tổng giám đốc tại Việt Nam, sau đó công ty con (Công ty TNHH Tsuchiya Trading Việt Nam) tại Việt Nam ký hợp đồng lao động với Ông Yusuke Akiyama, trong đó quy định rõ tất cả các khoản thuế thu nhập cá nhân phát sinh từ nguồn thu tại Việt Nam và Nhật Bản sẽ do công ty con chi trả thì khoản chi phí này được tính vào chi phí hợp lý khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN của đơn vị nếu đáp ứng các điều kiện theo quy định tại Khoản 1 Điều 4 Thông tư số 96/2015/TT-BTC nêu trên.”

2. Chưa đóng BHXH chi phí tiền lương có được trừ

Theo Công văn 3884/TCT-CS ngày 18/11/2013 của Tổng cục thuế:

———————————————————————————————-

4. Chi đám hiếu, hỷ cho nhân viên, chi lì xì mừng năm mới, chi nghỉ mát

Theo Công văn 2489/CT-TTHT ngày 24/3/2016 của cục thuế TP.Hồ Chí Minh.

5. Chi phụ cấp tiền điện thoại cho nhân viên:

Công văn số 2738/CT-TTHT ngày 18/1/2018 của Cục Thuế TP. Hà Nội:

“Căn cứ các quy định trên, trường hợp Công ty của Độc giả khoán chi tiền điện thoại cho người lao động nếu được ghi cụ thể điều kiện hưởng và một trong số các hồ sơ sau: Hợp đồng lao động; Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quy định theo quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp thì khoản khoán chi này không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động.”