Hóa đơn GTGT ghi sai tên công ty, địa chỉ, mã số thuế, ngày tháng năm, tên hàng hóa, số lượng, đơn vị tính, số tiền bằng chữ… phải xử lý thế nào? Đó là vướng mắc chung của nhiều bạn kế toán. Kế toán IQ xin hướng dẫn cách xử lý hóa đơn viết sai địa chỉ, mã số thuế, tên người mua (những sai sót không làm tăng, giảm số thuế GTGT phải nộp hoặc khấu trừ).

Theo điều 20 Thông tư 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ tài chính (có hiệu lực từ ngày 1/6/2014) hướng dẫn cụ thể như sau:

I. Nếu hóa đơn ghi sai chưa xé khỏi cuống:

Xử lý như sau:
Bước 1: – Gạch chéo các liên và lưu giữ hóa đơn viết sai đó.
Bước 2: – Lập hóa đơn mới thay thế.

Ví dụ: Ngày ngày 14/12/2018 CÔNG TY CỔ PHẦN KẾ TOÁN IQ xuất hóa đơn cho khách hàng -> Khi viết xong kế toán kiểm tra lại thì phát hiện hóa đơn bị sai địa chỉ Công ty mua hàng.

Giải quyết:
– > Chỉ cần gạch chéo số hóa đơn đó (Không được xé)
-> Xuất hóa đơn mới là xong.

II. Nếu hóa đơn ghi sai đã xé khỏi cuống:

Xử lý như sau:
Bước 1: – Kẹp lại hoá đơn viết sai đó vào vị trí vừa xé -> Gạch chéo các liên và lưu giữ hóa đơn viết sai đó.
Bước 2: – Lập hóa đơn mới thay thế.
(Vì chưa giao cho khách hàng, nên không thể lập biên bản thu hồi hóa đơn nhưng chú ý là phải cùng trong 1 ngày nhé)

Ví dụ: Ngày ngày 14/12/2018 CÔNG TY CỔ PHẦN KẾ TOÁN IQ xuất hóa đơn cho khách hàng -> Khi viết xong kế toán không kiểm tra đã vội xé khỏi cuống nhưng chưa giao khách hàng -> Thì phát hiện hóa đơn bị sai tên hàng hóa.

Giải quyết:
-> Kẹp lại liên 2 đó vào vị trí vừa xé
-> Gạch chéo số hóa đơn đó
-> Xuất hóa đơn mới trong cùng ngày đó (ngày 14/12/2018)

Xử lý như sau:
Bước 1: – Lập biên bản thu hồi hoá đơn viết sai.

Bước 2: – Người bán gạch chéo các liên và phải lưu giữ  hoá đơn lập sai đó. (Tốt nhất là các bạn kẹp vào quyển hóa đơn để giải trình).
Bước 3: – Lập lại hóa đơn mới.

Kê khai thuế: Hai bên dùng hóa đơn mới để khai thuế (Không được kê khai sai đã thu hồi)

Ví dụ: Ngày ngày 14/12/2018 CÔNG TY CỔ PHẦN KẾ TOÁN IQ xuất hóa đơn đã giao cho khách hàng -> Đến ngày 28/12/2018 thì phát hiện hóa đơn bị sai số tiền bằng chữ nhưng chưa kê khai (cả 2 bên chưa kê khai nhé)

Giải quyết:
-> Lập biên bản thu hồi hóa đơn viết sai đó (Ngày trên biên bản thu hồi là ngày hiện tại 28/12/2018)
-> Người bán gạch chéo số hóa đơn đó (lưu giữ cẩn thận)
-> Xuất hóa đơn mới (Ngày trên hóa đơn mới là ngày hiện tại 28/12/2018). 

Bước 1: Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn viết sai.
-> Cách lập biên bản điều chỉnh xem tại đây:

Bước 2: Lập hóa đơn điều chỉnh
– Trên hóa đơn điều chỉnh ghi rõ nội dung đã ghi sai; nội dung điều chỉnh; số hóa đơn, ký hiệu, ngày tháng năm của hóa đơn đã lập cần điều chỉnh.

Ví dụ: Ngày ngày 14/9/2018 CÔNG TY CỔ PHẦN KẾ TOÁN IQ xuất hóa đơn đã giao cho khách hàng -> Đến ngày 28/12/2018 thì phát hiện hóa đơn bị sai Mã số thuế nhưng đã kê khai (dù 1 bên hoặc cả 2 bên đã kê khai nhé)

Giải quyết:
-> Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn viết sai đó (Ngày trên biên bản điều chỉnh là ngày hiện tại 28/12/2018)
-> Xuất 1 hóa đơn điều chỉnh (Ngày trên hóa đơn điều chỉnh là ngày hiện tại 28/12/2018). 

Cách viết hóa đơn điều chỉnh như sau:

– Các trường hợp sai khác, các bạn cũng làm như trên nhé (Sai tiêu thức nào thì điều chỉnh chỉ tiêu đó thôi, tiêu thức nào không sai, không điều chỉnh thì gạch chéo). VD: Như sai Tên hàng hóa, sai ngày tháng năm, sai số tiền bằng chữ, sai đơn vị tính ….

-> Cách viết hóa đơn điều chỉnh xem tại đây:

 
Kê khai thuế: Hiện tại trên phần mềm HTKK đã bỏ các phụ lục nên những hóa đơn điều chỉnh như này (Hóa đơn điều chỉnh không ảnh hưởng đến số tiền, tiền thuế) thì các bạn không cần phải kê khai trên Tờ khai 01/GTGT, mà chỉ cần lưu cùng với hóa đơn sai để sau này giải trình.