Hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử mới nhất theo Thông tư 78 và NĐ 123 như: Cách lập hóa đơn điện tử khi bán hàng, dịch vụ, xây dựng, cho khách lẻ; Cách ghi các tiêu thức trên hóa đơn điện tử.

I. Những chú ý trước khi xuất hóa đơn điện tử như sau:

1. Loại hóa đơn điện tử sử dụng:

a. Hóa đơn giá trị gia tăng điện tử là hóa đơn dành cho DN khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ sử dụng cho các hoạt động:
  – Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong nội địa;
  – Hoạt động vận tải quốc tế;
  – Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu;
  – Xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài.

b. Hóa đơn bán hàng điện tử là hóa đơn dành cho các tổ chức, cá nhân như sau:
+) Tổ chức, cá nhân khai, tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp sử dụng cho các hoạt động:
  – Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong nội địa;
  – Hoạt động vận tải quốc tế;
  – Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu;
  – Xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài.

+) Tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ vào nội địa và khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ giữa các tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan với nhau, xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài, trên hóa đơn ghi rõ “Dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan”.

2. Nguyên tắc lập hóa đơn điện tử:

– Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa) và phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Như vậy: Chỉ duy nhất trường hợp “hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất” là không phải xuất hóa đơn.

– Hóa đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn trong cùng một ký hiệu hóa đơn và ký hiệu mẫu số hóa đơn.
– Trường hợp DN có nhiều cơ sở bán hàng hoặc nhiều cơ sở được đồng thời cùng sử dụng một loại hóa đơn điện tử có cùng ký hiệu theo phương thức truy xuất ngẫu nhiên từ một hệ thống lập hóa đơn điện tử -> Thì hóa đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn theo thời điểm người bán ký số, ký điện tử trên hóa đơn.

II. Hướng dẫn lập hóa đơn điện tử chi tiết từng tiêu thức:

Căn cứ theo Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định cụ thể như sau:

1. Cách viết Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua:

a) Trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh có mã số thuế:
  -> Thì tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua phải ghi theo đúng tại giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký thuế, thông báo mã số thuế, giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã.

– Trường hợp tên, địa chỉ người mua quá dài, trên hóa đơn người bán được viết ngắn gọn một số danh từ thông dụng như: “Phường” thành “P”; “Quận” thành “Q”, “Thành phố” thành “TP”, “Việt Nam” thành “VN” hoặc “Cổ phần” là “CP”, “Trách nhiệm Hữu hạn” thành “TNHH”, “khu công nghiệp” thành “KCN”, “sản xuất” thành “SX”, “Chi nhánh” thành “CN“…
  -> Nhưng phải đảm bảo đầy đủ số nhà, tên đường phố, phường, xã, quận, huyện, thành phố, xác định được chính xác tên, địa chỉ doanh nghiệp và phù hợp với đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế của doanh nghiệp.

– Nếu trên hóa đơn điện tử của DN bạn có tiêu thức tên Người mua và tên Đơn bị mua hàng -> Thì tên người mua các bạn có thể bỏ trống, còn tên Đơn vị mua hàng các bạn bắt buộc phải ghi và phải ghi đúng theo quy định trên.

b) Trường hợp người mua không có mã số thuế: -> Thì trên hóa đơn không phải thể hiện mã số thuế người mua.
– Một số trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đặc thù cho người tiêu dùng là cá nhân quy định tại khoản 14 Điều này: -> Thì trên hóa đơn không phải thể hiện tên, địa chỉ người mua.
– Trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng nước ngoài đến Việt Nam: -> Thì thông tin về địa chỉ người mua có thể được thay bằng thông tin về số hộ chiếu hoặc giấy tờ xuất nhập cảnh và quốc tịch của khách hàng nước ngoài.

Như vậy: Nếu khách hàng là cá nhân thì trên hóa đơn điện tử các bạn chỉ cần ghi Họ tên và địa chỉ người mua (Không phải thể hiện mã số thuế người mua)

2. Cách ghi Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ:

+) Cách viết Tên hàng hóa, dịch vụ:
– Trên hóa đơn phải thể hiện tên hàng hóa, dịch vụ bằng tiếng Việt.
  – Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ chữ nhỏ hơn chữ tiếng Việt.

– Trường hợp bán hàng hóa có nhiều chủng loại khác nhau thì tên hàng hóa thể hiện chi tiết đến từng chủng loại (Ví dụ: Điện thoại Samsung, điện thoại Iphone…).

– Trường hợp hàng hóa phải đăng ký quyền sử dụng, quyền sở hữu thì trên hóa đơn phải thể hiện các số hiệu, ký hiệu đặc trưng của hàng hóa mà khi đăng ký pháp luật có yêu cầu. (Ví dụ: Số khung, số máy của ô tô, mô tô, địa chỉ, cấp nhà, chiều dài, chiều rộng, số tầng của một ngôi nhà…)

– Trường hợp hàng hóa, dịch vụ được giao dịch có quy định về mã hàng hóa, dịch vụ thì trên hóa đơn phải ghi cả tên và mã hàng hóa, dịch vụ.

– Hóa đơn nhà hàng khách sạn phục vụ ăn uống thì phải ghi cụ thể tên các món ăn, đồ uống (Không được ghi “dịch vụ ăn uống”)

Tham khảo Công văn số 431/CTQNI-TTHT ngày 18/01/2022 của Cục thuế Quảng Ninh.

+) Cách ghi Đơn vị tính:
– Người bán căn cứ vào tính chất, đặc điểm của hàng hóa để xác định tên đơn vị tính của hàng hóa thể hiện trên hóa đơn theo đơn vị tính là đơn vị đo lường.
Ví dụ như: tấn, tạ, yến, kg, g, mg hoặc lượng, lạng, cái, con, chiếc, hộp, can, thùng, bao, gói, tuýp, m3, m2, m…).

– Đối với dịch vụ thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có tiêu thức “đơn vị tính” mà đơn vị tính xác định theo từng lần cung cấp dịch vụ và nội dung dịch vụ cung cấp.

+) Cách viết Số lượng hàng hóa, dịch vụ:
– Người bán ghi số lượng bằng chữ số Ả-rập căn cứ theo đơn vị tính nêu trên.

– Các loại hàng hóa, dịch vụ đặc thù như điện, nước, dịch vụ viễn thông, dịch vụ công nghệ thông tin, dịch vụ truyền hình, dịch vụ bưu chính chuyển phát, ngân hàng, chứng khoán, bảo hiểm được bán theo kỳ nhất định: -> Thì trên hóa đơn phải ghi cụ thể kỳ cung cấp hàng hóa, dịch vụ.

+) Cách viết Đơn giá hàng hóa, dịch vụ:
– Người bán ghi đơn giá hàng hóa, dịch vụ theo đơn vị tính nêu trên.
– Trường hợp các hàng hóa, dịch vụ sử dụng bảng kê để liệt kê các hàng hóa, dịch vụ đã bán kèm theo hóa đơn thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có đơn giá.

3. Cách viết Thuế suất thuế giá trị gia tăng:
– Thuế suất thuế GTGT thể hiện trên hóa đơn điện tử là thuế suất thuế GTGT tương ứng với từng loại hàng hóa, dịch vụ theo quy định của pháp luật về thuế GTGT, cụ thể cách viết các loại thuế suất thuế GTGT như sau:

Căn cứ theo Phụ lục V Quyết định số 1450/QĐ-TCT quy định về Danh mục thuế suất kèm theo Quy định về thành phần chứa dữ liệu hóa đơn điện tử và phương thức truyền nhận với cơ quan thuế, cụ thể như sau:

Ví dụ 1: Công ty Kế toán IQ cung cấp dịch vụ đào tạo kế toán, đây là dịch vụ không chịu thuế GTGT => Như vậy khi xuất hóa đơn điện tử không chịu thuế tại chỉ tiêu “Thuế suất“, ghi là “KCT”

Ví dụ 2: Nếu là mặt hàng thuế suất 0% thì chỉ tiêu “Thuế suất” ghi là “0%”

4. Cách viết Số tiền, Thành tiền:
– Thành tiền chưa có thuế GTGT, tổng số tiền thuế GTGT theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế GTGT, tổng tiền thanh toán đã có thuế GTGT -> Được thể hiện bằng đồng Việt Nam theo chữ số Ả-rập.
Trừ trường hợp bán hàng thu ngoại tệ không phải chuyển đổi ra đồng Việt Nam thì thể hiện theo nguyên tệ.

– Tổng số tiền thanh toán trên hóa đơn được thể hiện bằng đồng Việt Nam theo chữ số Ả rập và bằng chữ tiếng Việt.
    Trừ trường hợp bán hàng thu ngoại tệ không phải chuyển đổi ra đồng Việt Nam thì tổng số tiền thanh toán thể hiện bằng nguyên tệ và bằng chữ tiếng nước ngoài.

Chỉ tiêu “Số tiền” trên hóa đơn điện tử thì phần thập phân có tối đa 6 chữ số.

– Trường hợp DN áp dụng hình thức chiết khấu thương mại dành cho khách hàng hoặc khuyến mại theo quy định của pháp luật: -> Thì phải thể hiện rõ khoản chiết khấu thương mại, khuyến mại trên hóa đơn.
Việc xác định giá tính thuế GTGT (thành tiền chưa có thuế GTGT) trong trường hợp áp dụng chiết khấu thương mại dành cho khách hàng hoặc khuyến mại thực hiện theo quy định của pháp luật thuế GTGT.

5. Quy định về Thời điểm lập hóa đơn điên tử thực hiện theo hướng dẫn tại Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch.

6. Quy định về Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử
– Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử -> Là thời điểm người bán, người mua sử dụng chữ ký số để ký trên hóa đơn điện tử được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch.
– Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có thời điểm ký số trên hóa đơn khác thời điểm lập hóa đơn thì thời điểm khai thuế là thời điểm lập hóa đơn.

Như vậy: Ngày lập hóa đơn điện tử và ngày ký hóa đơn điện tử có thể khác nhau -> Nhưng thời điểm kê khai thuế là theo ngày lập hóa đơn điện tử (Tức là sẽ kê khai thuế GTGT vào tháng/quý lập hóa đơn)

7. Quy định về Chữ ký của người bán, chữ ký của người mua:
– Trường hợp người bán là doanh nghiệp, tổ chức thì chữ ký số của người bán trên hóa đơn là chữ ký số của doanh nghiệp, tổ chức.
– Trường hợp người bán là cá nhân thì sử dụng chữ ký số của cá nhân hoặc người được ủy quyền.

8. Một số trường hợp hóa đơn điện tử không nhất thiết có đầy đủ các nội dung:

a) Trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua (bao gồm cả trường hợp lập hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng ở nước ngoài).
– Trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh và người mua, người bán có thỏa thuận về việc người mua đáp ứng các điều kiện kỹ thuật để ký số, ký điện tử trên hóa đơn điện tử do người bán lập thì hóa đơn điện tử có chữ ký số, ký điện tử của người bán và người mua theo thỏa thuận giữa hai bên.

b) Đối với hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán, người mua.

c) Đối với hóa đơn điện tử bán hàng tại siêu thị, trung tâm thương mại mà người mua là cá nhân không kinh doanh thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có tên, địa chỉ, mã số thuế người mua.
  – Đối với hóa đơn điện tử bán xăng dầu cho khách hàng là cá nhân không kinh doanh thì không nhất thiết phải có các chỉ tiêu tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn; tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua, chữ ký điện tử của người mua; chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng.

d) Đối với hóa đơn điện tử là tem, vé, thẻ thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán (trừ trường hợp tem, vé, thẻ là hóa đơn điện tử do cơ quan thuế cấp mã), tiêu thức người mua (tên, địa chỉ, mã số thuế), tiền thuế, thuế suất thuế giá trị gia tăng.
– Trường hợp tem, vé, thẻ điện tử có sẵn mệnh giá thì không nhất thiết phải có tiêu thức đơn vị tính, số lượng, đơn giá.

đ) Đối với chứng từ điện tử dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử được lập theo thông lệ quốc tế cho người mua là cá nhân không kinh doanh được xác định là hóa đơn điện tử thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu hóa đơn, số thứ tự hóa đơn, thuế suất thuế giá trị gia tăng, mã số thuế, địa chỉ người mua, chữ ký số của người bán.
– Trường hợp tổ chức kinh doanh hoặc tổ chức không kinh doanh mua dịch vụ vận tải hàng không thì chứng từ điện tử dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử được lập theo thông lệ quốc tế cho các cá nhân của tổ chức kinh doanh, cá nhân của tổ chức không kinh doanh thì không được xác định là hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ vận tải hàng không phải lập hóa đơn điện tử có đầy đủ các nội dung theo quy định giao cho tổ chức có cá nhân sử dụng dịch vụ vận tải hàng không.

e) Đối với hóa đơn của hoạt động xây dựng, lắp đặt; hoạt động xây nhà để bán có thu tiền theo tiến độ theo hợp đồng thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có đơn vị tính, số lượng, đơn giá.

  g) Đối với Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ thì trên Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ thể hiện các thông tin liên quan lệnh điều động nội bộ, người nhận hàng, người xuất hàng, địa điểm kho xuất, địa điểm nhận hàng, phương tiện vận chuyển. Cụ thể: tên người mua thể hiện người nhận hàng, địa chỉ người mua thể hiện địa điểm kho nhận hàng; tên người bán thể hiện người xuất hàng, địa chỉ người bán thể hiện địa điểm kho xuất hàng và phương tiện vận chuyển; không thể hiện tiền thuế, thuế suất, tổng số tiền thanh toán.
– Đối với Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý thì trên Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý thể hiện các thông tin như hợp đồng kinh tế, người vận chuyển, phương tiện vận chuyển, địa điểm kho xuất, địa điểm kho nhận, tên sản phẩm hàng hóa, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền. Cụ thể: ghi số, ngày tháng năm hợp đồng kinh tế ký giữa tổ chức, cá nhân; họ tên người vận chuyển, hợp đồng vận chuyển (nếu có), địa chỉ người bán thể hiện địa điểm kho xuất hàng.

h) Hóa đơn sử dụng cho thanh toán Interline giữa các hãng hàng không được lập theo quy định của Hiệp hội vận tải hàng không quốc tế thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có các chỉ tiêu: ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu hóa đơn, tên địa chỉ, mã số thuế của người mua, chữ ký số của người mua, đơn vị tính, số lượng, đơn giá.

i) Hóa đơn doanh nghiệp vận chuyển hàng không xuất cho đại lý là hóa đơn xuất ra theo báo cáo đã đối chiếu giữa hai bên và theo bảng kê tổng hợp thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có đơn giá.

k) Đối với hoạt động xây dựng, lắp đặt, sản xuất, cung cấp sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp quốc phòng an ninh phục vụ hoạt động quốc phòng an ninh theo quy định của Chính phủ thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có đơn vị tính; số lượng; đơn giá; phần tên hàng hóa, dịch vụ ghi cung cấp hàng hóa, dịch vụ theo hợp đồng ký kết giữa các bên.