Cách hạch toán chi phí không hợp lý, chi phí không hợp lệ; Cách xử lý chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN như thế nào? Kế toán IQ xin hướng dẫn cách xử lý, hạch toán các khoản chi phí không được trừ khi lập Tờ khai quyết toán thuế TNDN cuối năm.

– Việc đầu tiên các bạn cần quan tâm đó là phải xác đinh được đâu là các khoản chi phí được trừ và không được trừ khi tính thuế TNDN.
Chi tiết xác định các bạn xem tại đây:

– Việc thứ hai các bạn cần quan tâm là các bạn cần phải biết: CHI PHÍ KẾ TOÁN và CHI PHÍ TÍNH THUẾ là 2 khoản chi phí khác nhau.
+ Chi phí kế toán là áp dụng theo luật kế toán để hạch toán vào sổ sách kế toán.
+ Chi phí tính thuế là áp dụng theo luật thuế thu nhập doanh nghiệp để tính thuế TNDN.

Các bạn có thể hiểu nôm na:
– Khi phát sinh các khoản chi phí thì các bạn phải HẠCH TOÁN PHẢN ÁNH VÀO SỔ SÁCH theo Luật kế toán, chuẩn mực kế toán (dù chi phí đó có được trừ hay không thì vẫn phải hạch toán như bình thường) -> Đó là các khoản chi phí kế toán.
– Còn khi tính thuế TNDN thì các bạn phải xác định xem các khoản chi phí đó có đủ điều kiện để đưa vào chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN hay không (Phải áp dụng theo Luật thuế TNDN).

– Ngoài thực tế có rất nhiều các bạn kế toán khi biết các khoản chi phí đó không được trừ khi tính thuế TNDN, thì các bạn đã xử lý bằng cách: “KHÔNG HẠCH TOÁN SỐ SÁCH” của Doanh nghiệp => Dẫn đến việc không khớp được các sổ, không khớp với công nợ … -> Như vậy là Báo cáo tài chính BỊ SAI (Báo cáo không phản ánh đúng tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của Doanh nghiệp).

– Trong bài viết này Kế toán IQ sẽ đưa ra một vài khoản chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN mà các bạn hay gặp phải, và hướng dẫn cách hạch toán chi phí không hợp lý đó, xử lý khi Quyết toán thuế đối với những khoản chi phí đó.

1. Các khoản chi không đáp ứng đủ các điều kiện sau:
– Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
– Khoản chi có đủ hoá đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
– Khoản chi nếu có hoá đơn mua hàng hoá, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Ví dụ: Đi mua hàng hóa có giá trị: 10.000.000 -> Nhưng mua của các cửa hàng, hộ cá nhân kinh doanh, người dân…. (không có hóa đơn GTGT, cũng ko có hóa đơn bán hàng, và cũng không lập Bảng kê 01/TNDN ….) -> Tức là không đủ điều kiện để đưa vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.

– Hoặc đi mua hàng của Công ty A (có hóa đơn GTGT), có giá trị 25.000.000 nhưng lại thanh toán bằng tiền mặt -> Tức là cũng không đủ điều kiện để đưa vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.

– Theo chế độ kế toán: Hạch toán vào sổ sách theo số thực tế đã chi:
Nợ TK 642, 641…: 10.000.000 (hoặc 25.000.000) (tùy theo bộ phận nhé, ví dụ đây là bộ phân quản lý)
           Có TK 111: 10.000.000 (hoặc 25.000.000)
Và kết chuyển lên tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh
Nợ TK 911: 10.000.000 (hoặc 25.000.000)
           Có TK 642, 641 …: 10.000.000 (hoặc 25.000.000)

– Theo Luật thuế: Không được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN (vì không có hóa đơn GTGT, không có bảng kê 01/TNDN và không có chứng từ thanh toán không dung tiền mặt)

=> Đây là SỰ KHÁC BIỆT GIỮA LUẬT KẾ TOÁN và LUẬT THUẾ => Xử lý: Các bạn vẫn phải hạch toán chi phí không được trừ đó vào sổ sách như trên -> Nhưng cuối năm khi lập Tờ khai Quyết toán thuế 03/TNDN, thì các bạn nhập số tiền đó vào Chỉ tiêu B4 (Hướng dẫn chi tiết cuối bài viết).

Lưu ý: Khoản chi trên (mua hàng của người dân…) có thể được đưa vào chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN nếu các bạn lập bảng kê 01/TNDN, hoặc hóa đơn bán hàng trực tiếp (nếu mua hàng của hộ cá nhân kinh doanh).

2. Phần trích khấu hao tương ứng với nguyên giá vượt trên 1,6 tỷ đồng/xe đối với ô tô chở người từ 9 chỗ ngồi trở xuống (trừ: ô tô dùng cho kinh doanh vận tải hành khách, kinh doanh du lịch, khách sạn; ô tô dùng để làm mẫu và lái thử cho kinh doanh ô tô); phần trích khấu hao đối với tài sản cố định là tàu bay dân dụng, du thuyền không sử dụng kinh doanh vận chuyển hàng hóa, hành khách, kinh doanh du lịch, khách sạn.

Ví dụ: Công ty bạn hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ kế toán (Không kinh doanh vận tải hành khách, kinh doanh du lịch, khách sạn; ô tô dùng để làm mẫu và lái thử cho kinh doanh ô tô), có mua 1 ô tô 4 chỗ ngồi trị giá 2 tỷ, thuế GTGT 10%.
– Theo quy định tại thông tư 45/2013/TT-BTC, tài sản này trích khấu hao từ 6-10 năm.
– Giám đốc Công ty quyết định trích khấu hao Tài sản này trong 8 năm.
=> Các bạn xử lý như thế nào trong trường hợp này?

– Theo chế độ kế toán: Hạch toán và ghi nhận theo thực tế:
Nợ TK 211: 2.000.000.000 + 40.000.000 = 2.040.000.000 (số thuế GTGT đầu vào tương ứng với phần trị giá vượt trên 1,6 tỷ đồng không được khấu trừ là 40.000.000 cộng vào nguyên giá của TSCĐ)
Nợ TK 133: 160.000.000 (Chỉ được khấu trừ thuế GTGT phần tương ứng với 1,6 tỷ, tức là 160 tr, còn 40 tr tiền thuế GTGT thì cho vào Nguyên giá của TSCĐ)
Có TK 331: 2.200.000.000

Hàng năm, trích khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng

Hạch toán chi phí khấu hao hàng năm
Nợ TK 642: 255.000.000 (tùy theo bộ phận nhé, ví dụ đây là bộ phân quản lý)
           Có TK 214: 255.000.000
Và kết chuyển lên tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh
Nợ TK 911: 255.000.000
           Có TK 642: 255.000.000

– Theo Luật thuế: Chỉ được tính vào chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN khoản chi phí Phần trích khấu hao tương ứng với nguyên giá 1,6 tỷ đồng/xe.
-> Như vậy các bạn phải tính lại khấu hao (Chỉ tính để tính thuế TNDN thôi nhé, còn hạch toán trên sổ sách rồi thì để nguyên vậy).
Mức khấu hao năm = 1.600.000.000 / 8 = 200.000.000
=> Khấu hao năm theo chế độ kế toán là 255.000.000, theo luật thuế là 200.000.000 => Chênh lệch 55.000.000.

=> Đây là SỰ KHÁC BIỆT GIỮA KẾ TOÁN và THUẾ => Xử lý: Các bạn vẫn phải hạch toán vào sổ sách như trên -> Nhưng cuối năm khi lập Tờ khai Quyết toán thuế 03/TNDN, thì các bạn nhập số tiền 55tr đó vào Chỉ tiêu B4 (Hướng dẫn chi tiết cuối bài viết).

3. Phần chi trang phục bằng tiền cho người lao động vượt quá 05 (năm) triệu đồng/người/năm.

Ví dụ: Trong năm chi trang phục cho người lao động tổng cộng là 60.000.000đ (10 lao động) => Chi phí trang phục trong năm chi cho 1 người là 6.000.000 (vượt quá mức 5tr/năm).
=> Các bạn xử lý như thế nào trong trường hợp này?

– Theo chế độ kế toán:
Khi chi tiền trang phục cho nhân viên, kế toán hạch toán:
Nợ TK 642: 60.000.000 (tùy theo bộ phận nhé, ví dụ đây là bộ phân quản lý)
Có TK 112: 60.000.000
Và kết chuyển lên tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh
Nợ TK 911: 60.000.000
          Có TK 642: 60.000.000

– Theo Luật thuế: Chỉ được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN phần chi trang phục trong năm cho 1 người lao động tối đa là 5.000.000 => Chênh lệch = 1.000.000 x 10 = 10.000.000

=> Đây là SỰ KHÁC BIỆT GIỮA KẾ TOÁN và THUẾ => Xử lý: Các bạn vẫn phải hạch toán vào sổ sách như trên -> Nhưng cuối năm khi lập Tờ khai Quyết toán thuế 03/TNDN, thì các bạn nhập số tiền 10tr đó vào Chỉ tiêu B4 (Hướng dẫn chi tiết cuối bài viết).

Lưu ý: Theo khoản 2.7 điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC:
– Nếu chi bằng tiền thì không được vượt quá 05 triệu đồng/người/năm.
– Nếu chi bằng hiện vật sẽ được tính toàn bộ vào chi phí. (Nếu có hóa đơn, chứng từ)
– Nếu chi trang phục cả bằng tiền và hiện vật: Thì mức chi tối đa đối với chi bằng tiền không vượt quá 05 (năm) triệu đồng/người/năm, bằng hiện vật phải có hóa đơn, chứng từ.

4. Tiền lương, tiền công của chủ doanh nghiệp tư nhân, chủ công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên (do một cá nhân làm chủ);
– Thù lao trả cho các sáng lập viên, thành viên của hội đồng thành viên, hội đồng quản trị mà những người này không trực tiếp tham gia điều hành sản xuất, kinh doanh.

Ví dụ: Công ty TNHH MTV (do một cá nhân làm chủ), trong năm có chi lương cho Giám đốc công ty (giám đốc là chủ sở hữu) là 150tr.
=> Các bạn xử lý như thế nào trong trường hợp này?

– Theo chế độ kế toán:
Khi tính lương cho Giám đốc, kế toán hạch toán:
Nợ TK 642: 150.000.000
Có TK 334: 150.000.000
Và kết chuyển lên tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh
Nợ TK 911: 150.000.000
             Có TK 642: 150.000.000

– Theo Luật thuế: Không được tính vào chi phí được trừ 150.000.000

=> Đây là SỰ KHÁC BIỆT GIỮA KẾ TOÁN và THUẾ => Xử lý: Các bạn vẫn phải hạch toán vào sổ sách như trên -> Nhưng cuối năm khi lập Tờ khai Quyết toán thuế 03/TNDN, thì các bạn nhập số tiền 150tr đó vào Chỉ tiêu B4 (Hướng dẫn chi tiết cuối bài viết).

5. Các khoản tiền phạt về vi phạm hành chính bao gồm: vi phạm luật giao thông, vi phạm chế độ đăng ký kinh doanh, vi phạm chế độ kế toán thống kê, vi phạm pháp luật về thuế bao gồm cả tiền chậm nộp thuế theo quy định của Luật Quản lý thuế và các khoản phạt về vi phạm hành chính khác theo quy định của pháp luật.

Ví dụ: Công ty bạn bị xử phạt vi phạm hành chính về thuế là 80.000.000, và đã nộp tiền vào ngân sách nhà nước bằng tiền gửi ngân hàng.
=> Các bạn xử lý như thế nào trong trường hợp này?

– Theo chế độ kế toán:
Căn cứ vào quyết định xử phạt vi phạm hành chính, và giấy nộp tiền, hạch toán:
Nợ TK 811: 80.000.000
Có TK 3339: 80.000.000
Nợ TK 3339: 80.000.000
         Có TK 112: 80.000.000
Và kết chuyển lên tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh
Nợ TK 911: 80.000.000
         Có TK 811: 80.000.000

=> Theo Luật thuế: Khoản chi này không được tính vào chi phí được trừ

=> Đây là SỰ KHÁC BIỆT GIỮA KẾ TOÁN và THUẾ => Xử lý: Các bạn vẫn phải hạch toán vào sổ sách như trên -> Nhưng cuối năm khi lập Tờ khai Quyết toán thuế 03/TNDN, thì các bạn nhập số tiền 80tr đó vào Chỉ tiêu B4 (Hướng dẫn chi tiết cuối bài viết).

6. Phần chi phí trả lãi tiền vay vốn sản xuất kinh doanh của đối tượng không phải là tổ chức tín dụng hoặc tổ chức kinh tế vượt quá 150% mức lãi suất cơ bản do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm vay.

Ví dụ: Trong năm Cty vay 2 tỷ của Ông Nguyễn văn A để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh, lãi suất là 15%/năm (Biết rằng lãi suất cơ bản do ngân hàng nhà nước Việt Nam công bố là 9%/năm).
– Và công ty đã góp đủ vốn điều lệ theo trên giấy phép KD.
=> Chi phí lãi vay năm đó là 2.000.000.000 x 15% = 300.000.000.

– Theo chế độ kế toán:
Khi trả lãi tiền vay, kế toán hạch toán:
Nợ TK 635: 300.000.000
Có TK 112: 300.000.000
Và kết chuyển lên tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh
Nợ TK 911: 300.000.000
           Có TK 635: 300.000.000

– Theo Luật thuế: Chỉ được tính vào chi phí được trừ phần chi phí lãi vay không vượt quá 150% lãi suất cơ bản do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố (tức 9% x 150 = 13.5%)
=> Chi phí lãi vay được tính vào chi phí được trừ là 2.000.000.000 x 13.5% = 270.000.000

=> Chi phí lãi vay theo chế độ kế toán là 300.000.000, theo Luật thuế là 270.000.000.
=> Chênh lệch 30.000.000

=> Đây là SỰ KHÁC BIỆT GIỮA KẾ TOÁN và THUẾ=> Xử lý: Các bạn vẫn phải hạch toán vào sổ sách như trên -> Nhưng cuối năm khi lập Tờ khai Quyết toán thuế 03/TNDN, thì các bạn nhập số tiền 30tr đó vào Chỉ tiêu B4 (Hướng dẫn chi tiết cuối bài viết).
 
Lưu ý thêm:
7. Chi trả lãi tiền vay tương ứng với phần vốn điều lệ (đối với doanh nghiệp tư nhân là vốn đầu tư) đã đăng ký còn thiếu theo tiến độ góp vốn ghi trong điều lệ của doanh nghiệp kể cả trường hợp doanh nghiệp đã đi vào sản xuất kinh doanh. Chi trả lãi tiền vay trong quá trình đầu tư đã được ghi nhận vào giá trị của tài sản, giá trị công trình đầu tư.

– Trường hợp DN đã góp đủ vốn điều lệ, trong quá trình kinh doanh có khoản chi trả lãi tiền vay để đầu tư vào DN khác thì khoản chi này được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.

Chi trả lãi tiền vay tương ứng với vốn điều lệ còn thiếu theo tiến độ góp vốn ghi trong điều lệ của doanh nghiệp không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế được xác định như sau:
– Trường hợp số tiền vay nhỏ hơn hoặc bằng số vốn điều lệ còn thiếu thì toàn bộ lãi tiền vay là khoản chi không được trừ.
– Trường hợp số tiền vay lớn hơn số vốn điều lệ còn thiếu theo tiến độ góp vốn:
     + Nếu doanh nghiệp phát sinh nhiều khoản vay thì khoản chi trả lãi tiền vay không được trừ bằng tỷ lệ (%) giữa vốn điều lệ còn thiếu trên tổng số tiền vay nhân (x) tổng số lãi vay.
+ Nếu doanh nghiệp chỉ phát sinh một khoản vay thì khoản chi trả lãi tiền không được trừ bằng số vốn điều lệ còn thiếu nhân (x) lãi suất của khoản vay nhân (x) thời gian góp vốn điều lệ còn thiếu.

8. Chi nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu, năng lượng, hàng hóa phần vượt mức tiêu hao hợp lý.

Ví dụ: DN tự xây dựng định mức tiêu hao nguyên vật liệu.
– Trong quá trình sản xuất, do không kiểm soát tốt, nên bị vượt định mức là 1%, tương đương giá trị vật tư 20 tr.
-> DN vẫn hạch toán vào tài khoản 621, cuối kỳ kết chuyển vào 154 để tính giá thành sản phẩm.
=> Các bạn xử lý như thế nào trong trường hợp này?

– Theo chế độ kế toán: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp vượt định mức, doanh nghiệp không được tính giá thành sản phẩm, dịch vụ mà phải kết chuyển ngay vào Tài khoản 632: Giá vốn hàng bán.

Ghi nhận giá trị vật tư vượt định mức:
Nợ TK 632: 20.000.000
Có TK 152: 20.000.000
Và kết chuyển lên tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh
Nợ TK 911: 20.000.000
          Có TK 632: 20.000.000

– Theo luật thuế: Không được tính vào chi phí được trừ giá trị 20.000.000 vượt định mức tiêu hao.

=> Đây là SỰ KHÁC BIỆT GIỮA KẾ TOÁN và THUẾ => Xử lý: Các bạn vẫn phải hạch toán vào sổ sách như trên -> Nhưng cuối năm khi lập Tờ khai Quyết toán thuế 03/TNDN, thì các bạn nhập số tiền 20tr đó vào Chỉ tiêu B4 (Hướng dẫn chi tiết cuối bài viết).

II, Cách xử lý chi phí không được trừ khi quyết toán thuế TNDN:

– Là 1 kế toán các bạn phải tự xác định được các khoản chi phí được trừ và không được trừ khi tính thuế TNDN (căn cứ theo Luật thuế thu nhập doanh nghiệp).
-> Sau khi đã xác định được các khoản chi phí không được trừ thì các bạn nên tập hợp những khoản đó vào 1 file Excel để theo dõi.
 -> Và đến cuối năm khi lập tờ khai quyết toán thuế 03/TNDN thì sẽ nhập số tiền chi phí đó vào Chỉ tiêu B4 trên tờ khai 03/TNDN.

Kế toán IQ xin lấy thêm ví dụ để các bạn hình dung:

Ví dụ: Trong năm,có doanh thu là 500.000.000, chi phí là 300.000.000 (trong đó chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN là 50.000.000)
+ Lợi nhuận trước thuế = 500.000.000 – 300.000.000 = 200.000.000
+ Thu nhập chịu thuế = 200.000.000 + 50.000.000 = 250.000.000.
+ Số thuế TNDN phải nộp = 250.000.000 x 20% = 50.00.000 (Xác định trên thu nhập tính thuế)
– Lợi nhuận sau thuế = 200.000.000 – 50.000.000 = 150.000.000

=> Trên tờ khai quyết toán thuế 03/TNDN cuối năm:
-> Các bạn nhập vào Chỉ tiêu [B4] – Các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế: = 50.000.000

Tiếp vấn đề bên trên đầu bài viết: Tôi xin lấy ví dụ để các bạn hiểu rõ hơn:

Ví dụ: Trong năm,có doanh thu là 500.000.000, chi phí là 300.000.000 (trong đó chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN là 50.000.000).
-> Và các bạn biết 50.000.000 này là chi phí không được trừ nên không hạch toán luôn cho đỡ mệt. Như vậy trên sổ sách chỉ phản ánh chi phí là: 250.000.000
+ Lợi nhuận trước thuế = 500.000.000 – 250.000.000 = 250.000.000
+ Thu nhập tính thuế = 500.000.000 – 250.000.000 = 250.000.000
+ Số thuế TNDN phải nộp = 250.000.000 x 20% = 50.00.000
+ Lợi nhuận sau thuế = 250.000.000 – 50.00.000 = 200.000.000

Như vậy: Các bạn đã nhìn thấy số thuế TNDN phải nộp là như nhau.
-> Nhưng lợi nhuận sau thuế đã tăng lên: Từ 150.000.000 -> 200.000.000 (Đây là trên sổ sách), nhưng thực tế lợi nhuận sau thuế chỉ có: 150.000.000 => Báo cáo tài chính là SAI.

Kết luận:
 – Khi phát sinh các khoản chi phí dù là chi phí hợp lý hay là chi phí không hợp lý thì các bạn vẫn phải hạch toán và ghi nhận theo đúng thực tế -> Cuối kỳ kết chuyển để lên BCTC.
– Khi lập Tờ khai Quyết toán thuế TNDN thì phải loại các khoản chi phí không được trừ ra. (Tính trên thu nhập chịu thuế chứ không tính trên lợi nhuận trước thuế).