Mẫu quyết định bổ nhiệm kế toán trưởng và quy trình bổ nhiệm mới nhất.

Ở mỗi doanh nghiệp, nhất là những doanh nghiệp có quy mô lớn, kế toán trưởng là vị trí đặc biệt quan trọng. Bởi vậy, quyết định bổ nhiệm kế toán trưởng cũng sẽ có những ràng buộc về pháp lý, tiến hành theo quy trình cụ thể. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp chi tiết và tải xuống mẫu quyết định kế toán trưởng mới nhất từ quy định của nhà nước.

1. Khái niệm chức vụ kế toán trưởng

Kế toán trưởng là người đứng đầu bộ máy kế toán của một đơn vị doanh nghiệp. Nhiệm vụ chính của kế toán trưởng là thực hiện công tác kế toán trong đơn vị kế toán.

Kế toán trưởng là vị trí quan trọng trong mỗi doanh nghiệp, là người tổ chức, xây dựng và vận hành toàn bộ hê thống kế toán của doanh nghiệp một cách hữu hiệu. Đồng thời, kế toán trưởng là người chịu trách nhiệm chính trong việc lập kế hoạch và trình bày báo cáo tài chính, phục vụ nhu cầu từ các ban ngành và theo quy định pháp luật.

2. Điều kiện và tiêu chuẩn để có trở thành kế toán trưởng

Kế toán là một ngành nghề quan trọng, mang tính quyết định về mặt tài chính của một doanh nghiệp. Bởi vậy, Quốc Hội ban hành văn bản luật số 88/2015/QH13: Luật Kế Toán.

Theo Điều 51 và Điều 54, luật Kế Toán 2015 (văn bản luật số 88/2015/QH13) quy định rõ tiêu chuẩn bổ nhiệm và điều kiện bổ nhiệm kế toán trưởng.

Theo đó, một người có thể trở thành kế toán trưởng của một doanh nghiệp cần phải:

• Có chuyên môn, nghiệp vụ kế toán trình độ từ trung cấp trở lên.
• Kinh nghiệm tối thiểu 3 năm đối với trình độ chuyên môn kế toán cấp bậc trung cấp, cao đẳng.
• Kinh nghiệm tối thiểu 2 năm với trình độ chuyên môn kế toán cấp bậc đại học
• Có chứng chỉ bồi dưỡng kế toán trưởng.
• Chính phủ quy định cụ thể tiêu chuẩn và điều kiện của kế toán trưởng phù hợp với từng đơn vị kế toán.

3. Trách nhiệm của kế toán trưởng

Theo Điều 55, luật Kế Toán số 88/2015/QH13 quy định trách nhiệm của kế toán trưởng:

• Thực hiện các quy định của pháp luật về kế toán, tài chính trong đơn vị kế toán
• Tổ chức điều hành bộ máy kế toán theo quy định của Luật này.
• Lập báo cáo tài chính tuân thủ chế độ kế toán và chuẩn mực kế toán.
• Kế toán trưởng có quyền độc lập về chuyên môn, nghiệp vụ kế toán.
• Kế toán trưởng của cơ quan nhà nước, tổ chức, đơn vị sự nghiệp sử dụng ngân sách nhà nước và doanh nghiệp do Nhà nước nắm giữ trên 50% vốn điều lệ, ngoài các quyền quy định tại khoản 2 Điều này còn có thêm các quyền như có ý kiến bằng văn bản về việc tuyển dụng, tăng lượng, khen thưởng kế toán, thủ kho, thủ quỹ và yêu cầu các đơn vị trong bộ phận liên quan cung cấp đầy đủ tài liệu liên quan tới công việc kế toán.

4. Quy định về thuê dịch vụ làm kế toán trưởng

Theo Điều 56, đơn vị kế toán được ký hợp đồng với doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ kế toán hoặc hộ kinh doanh dịch vụ kế toán để thuê dịch vụ làm kế toán hoặc dịch vụ làm kế toán trưởng theo quy định pháp luật. Vì vậy kế toán trưởng vừa có thể là người lao động do doanh nghiệp tuyển dụng, vừa là nhân viên cơ hữu làm việc toàn thời gian tại doanh nghiệp hoặc được thuê ngoài.

4.1 Ưu điểm của dịch vụ thuê kế toán trưởng

Nhiều kinh nghiệm

Chi phí thấp

Cập nhật kịp thời về luật và các chế độ kế toán

4.2 Nhược điểm

Không có mặt tại đơn vị thường xuyên, không kịp thời xử lý các nghiệp vụ kế toán bất thường

Không xử lý kịp các nghiệp vụ khác ngoài công việc kế toán.

Hình 4: Ưu điểm và nhược điểm của kế toán trưởng thuê ngoài

5. Mẫu quyết định bổ nhiệm kế toán trưởng

5.1 Nội dung cần có trong mẫu bổ nhiệm kế toán trưởng

• Tên công ty, số Quyết định
• Quốc hiệu, tiêu ngữ
• Thời gian, địa điểm ra Quyết định
• Tên Quyết định
• Nội dung trong Quyết định:
• Thông tin cá nhân và chức vụ (nếu có) của người được bổ nhiệm
• Nghĩa vụ, quyền hạn của người được bổ nhiệm
• Danh sách những người liên quan có trách nhiệm thi Quyết định
• Nơi nhận Quyết định
• Chữ ký, đóng dấu xác nhận của người có thẩm quyền bổ nhiệm

5.2 Tải mẫu quyết định bổ nhiệm kế toán trưởng

Căn cứ theo quy định tại khoản 1, điều 20 Nghị định số 174/2016/NĐ-CP ngày 30/12/2016 thì đơn vị kế toán phải bố trí kế toán trưởng trừ các đơn vị được quy định theo pháp luật. Trường hợp đơn vị chưa bổ nhiệm kế toán trưởng được ngay thì bố trí người phụ trách kế toán hoặc thuê dịch vụ làm kế toán trưởng theo quy định. Thời gian bố trí người phụ trách kế toán tối đa là 12 tháng, sau thời gian này đơn vị kế toán phải bố trí người làm kế toán trưởng.

……, ngày … tháng … năm 20..

QUYẾT ĐỊNH CỦA HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ

CÔNG TY …..

V/v: Bổ nhiệm Kế toán trưởng Công ty.

HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ CÔNG TY ………………….

– Căn cứ Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14 được Quốc hội nước CHXHCN Việt Nam thông qua ngày 17/06/2020;

– Căn cứ vào Luật Kế toán số 88/2015/QH13 của Quốc hội nước CHXHCN Việt Nam thông qua ngày 20/11/2015;

– Căn cứ vào Điều lệ tổ chức và hoạt động của Công ty…………………….;

– Căn cứ vào Biên bản họp Hội đồng Quản trị Công ty………………………;

– Căn cứ vào yêu cầu hoạt động kinh doanh;

– Xét năng lực và phẩm chất cán bộ;

QUYẾT ĐỊNH

Điều 1: Bổ nhiệm

Ông/Bà: …………………………..         Giới tính: ……………

Sinh ngày: …./…./….      Dân tộc: Kinh          Quốc tịch: Việt Nam

Số CMND/Hộ chiếu: ………………

Nơi cấp: ………………..…..  Ngày cấp: …/…/….

Nơi đăng ký hộ khẩu thường trú: ………………………………

…………………………………………………………..

Chỗ ở hiện tại: ……………………………………

…………………………………………………………….

Giữ chức vụ: Kế toán trưởng Công ty ………………………………

Điều 2: Ông (bà) ………………………….. có các nghĩa vụ:

– Giúp giám đốc tổ chức công tác kế toán, thống kê, hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp;

– Tuân thủ Luật pháp và tuân thủ quy chế quản lý tài chính của Công ty;

– Phải tổ chức, đôn đốc, kiểm tra các nhân viên kế toán của mình, thực hiện đúng chức năng nhiệm vụ của kế toán.

Và các quyền:

– Yêu cầu các bộ phận trong doanh nghiệp lập chứng từ cho các nghiệp vụ kế toán phát sinh ở bộ phận đó một cách chính xác và chuyển về phòng kế toán các chứng từ đó đầy đủ, kịp thời;

– Yêu cầu các bộ phận trong doanh nghiệp phối kết hợp thực hiện các công việc có liên quan;

– Ký duyệt các chứng từ, báo cáo và phải bảo đảm tính hợp lệ, hợp pháp của các giấy tờ này.

– Ông (bà) …………………… được hưởng lương, bảo hiểm xã hội, chế độ công tác phí theo quy định trong Hợp đồng lao động và các quy chế tài chính khác của Công ty

Điều 3: Ông (bà) …………………… và những người liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.

Quyết định có hiệu lực kể từ ngày ký.

Tải các mẫu đính kèm:

• MẪU GIẤY UỶ QUYỀN
• MẪU QUYẾT ĐỊNH BỔ NHIỆM KẾ TOÁN TRƯỞNG
• MẪU THÔNG BÁO THÔNG TIN KẾ TOÁN TRƯỞNG

Quy trình bổ nhiệm kế toán trưởng cần căn cứ vào Quy trình tổ chức cán bộ của từng doanh nghiệp. Thường thì quy trình lựa chọn và bổ nhiệm cán bộ kế toán sẽ xem xét người được giới thiệu có đầy đủ điều kiện, tiêu chuẩn để bổ nhiệm Kế toán trưởng hay không, sau đó thực hiện đúng các bước bổ nhiệm theo quy định chi tiết của từng doanh nghiệp như: đánh giá trình độ năng lực, lấy phiếu tín nhiệm, … Hoặc nếu doanh nghiệp tuyển mới thì tổ chức thi tuyển bằng nhiều hình thức khác nhau, có thể thi viết hoặc thực hiện phỏng vấn trực tiếp hay kết hợp cả hai cách…

Sau khi bổ nhiệm kế toán trưởng, doanh nghiệp cần thông báo đến các cơ quan có liên quan.

6. Thông báo thông tin bổ nhiệm kế toán trưởng

Sau khi hoàn tất Quyết định bổ nhiệm kế toán trưởng, cần thông báo cho các bên sau:

6.1 Thông báo tới sở kế hoạch và đầu tư

Hình 5: Quy trình Thông báo với Sở kế hoạch và đầu tư

Bước 1: Soạn hồ sơ – Hồ sơ bao gồm

1. Thông báo Phụ lục II -1 (Ban hành kèm theo Thông tư số 01/2021/TT-BKHĐT ngày 16 tháng 3 năm 2021 của Bộ trưởng Bộ Kế hoạch và Đầu tư);
2. Giấy uỷ quyền cho người nộp hồ sơ trong trường hợp không phải đại diện pháp luật;
3. Chứng minh nhân dân hoặc Căn cước công dân bản sao y công chứng.

Cách điền thông báo Phụ lục II-1

Điền đầy đủ thông tin ở 3 phần

Phần 1:

=> Điền theo thông tin trên giấy đăng ký Doanh nghiệp

Phần 2:

=> Điền thông tin về Kế toán trưởng bao gồm Họ và tên và Điện thoại liên hệ

Phần 3:

• Đánh dấu X vào ô “Đề nghị Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy xác nhận thay đổi…” – trường hợp không đánh dấu vẫn được coi là đăng ký xác nhận thay đổi kế toán trưởng/ bổ nhiệm kế toán trưởng mới.
• Người đại diện pháp luật của Doanh nghiệp ký và ghi họ tên, không cần đóng dấu.

Bước 2: Đăng ký online

• Các hồ sơ sau như bước 1 sau khi chuẩn bị xong, cần được scan định dạng pdf, lưu file và nộp online cho Sở kế hoạch và đầu tư tại website: https://dangkyquamang.dkkd.gov.vn/auth/Public/LogOn.aspx?ReturnUrl=%2fonline%2fdefault.aspx
• Người nộp hồ sơ đăng ký tài khoản, sau đó đăng nhập vào tài khoản nộp hồ sơ và đăng ký Thông báo kế toán trưởng theo hướng dẫn tại link sau: https://dangkykinhdoanh.gov.vn/Images/hdsddvc/26012018.pdf

Bước 3: Nhận kết quả:

• Hồ sơ thành công sẽ nhận được email xác nhận hoặc email đề nghị sửa đổi bổ sung.
• Trường hợp bộ hồ sơ tại Bước 1, có Đánh dấu X vào ô “Đề nghị Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy xác nhận thay đổi…” sẽ được nhận một giấy xác nhận từ Sở kế hoạch và đầu tư và thông báo đã thay đổi kế toán trưởng;
• Hồ sơ đăng ký và kết quả được lưu vào hồ sơ pháp lý của công ty.

6.2 Cơ quan, tổ chức, đối tượng khác

Bên cạnh đó, thông tin kế toán trưởng cần được thông báo với:

– Ngân hàng: nhằm thay đổi chữ ký kế toán trưởng, tránh tình huống các giao dịch không được hoàn thành do khác chữ ký hoặc tình trạng trục lợi, gian lận;

– Các nhà cung cấp: nhằm thay đổi email nhận hóa đơn điện tử;

– Thông báo với cơ quan thuế, tại Website https://thuedientu.gdt.gov.vn: nhằm thay đổi email nhận kết quả hồ sơ khai thuế và nộp thuế;

– Thông báo với cơ quan bảo hiểm, tại Website https://dichvucong.baohiemxahoi.gov.vn: nhằm thay đổi email nhận thông báo nộp và kết quả hồ sơ bảo hiểm.

7. Các trường hợp bổ nhiệm kế toán trưởng

7.1 Bổ nhiệm mới kế toán trưởng, tuyển dụng kế toán trưởng

Kế toán trưởng tại các doanh nghiệp mới thành lập hoặc bổ nhiệm mới vị trí kế toán trưởng tại doanh nghiệp chưa có kế toán trưởng sau khi tuyển dụng kế toán trưởng thành công đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức và vận hành của bộ máy kế toán.

Đây là giai đoạn đặt nền móng việc thiết kế các mẫu biểu chứng từ, báo cáo lưu hành nội bộ, xét duyệt và luân chuyển chứng từ,… áp dụng xuyên suốt trong cả quá trình hoạt động của doanh nghiệp.

Các bước bổ nhiệm kế toán trưởng mới

7.2 Quyết định bãi nhiệm kế toán trưởng cũ và bổ nhiệm kế toán trưởng mới

Việc thay đổi Kế toán trưởng trong quá trình hoạt động kinh doanh không thường xuyên xảy ra nhưng không phải là hiếm gặp. Thông thường, các doanh nghiệp cần có quyết định bãi nhiệm kế toán trưởng cũ khi quyết định thay đổi kế toán trưởng.

Quy trình bổ nhiệm Kế toán trưởng mới sau khi thông báo đến Sở kế hoạch đầu tư và các bên khác như trên đã đề cập, Kế toán trưởng mới cần “thận trọng” trong việc bàn giao công việc của Kế toán trưởng cũ, cơ bản như sau:

Các bước thay đổi kế toán trưởng

Lưu ý: Việc bàn giao từ Kế toán trưởng cũ cho Kế toán trưởng mới không làm giảm trách nhiệm của Kế toán trưởng cũ trong suốt thời gian đương nhiệm (theo Khoản 3, Điều 51, Luật Kế toán).