Các rủi ro về hóa đơn, chứng từ doanh nghiệp thường gặp – phương pháp rà soát và những lưu ý đối với doanh nghiệp mới nhất 2023

Hiện nay, việc sử dụng hóa đơn được cơ quan nhà nước quản lý chặt chẽ. Điển hình là sự ra đời và phát triển hóa đơn điện tử mới theo Thông tư 78/2021/TT-BTC thay thế cho hóa đơn bằng giấy trước đây và Nghị định số 123/2020/NĐ-CP về quản lý và sử dụng hóa đơn mới giúp việc quản lý và sử dụng hóa đơn được đảm bảo hơn.

Tuy nhiên, về phía doanh nghiệp, việc sử dụng hóa đơn có thể gặp rủi ro. Vậy các rủi ro về hóa đơn, chứng từ doanh nghiệp thường gặp phải là gì? Phương pháp rà soát hóa đơn hợp pháp ra sao? Những lưu ý về hóa đơn để tránh rủi ro cho doanh nghiệp? Tất cả những câu hỏi trên được MISA AMIS chia sẻ đến quý bạn đọc qua bài viết.

1. Các rủi ro về hóa đơn chứng từ doanh nghiệp thường gặp phải

Sử dụng hóa đơn, chứng từ là việc làm quan trọng để ghi nhận và chứng minh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Trong đó hóa đơn là một trong những loại chứng từ quan trọng và chủ yếu, nhằm “chứng minh” các chi phí đầu vào và doanh thu đầu ra đã phát sinh.

Qua nghiên cứu và thống kê thực tế, việc sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp có thể phát sinh những rủi ro thường gặp phải như sau:

1.1. Đối với hóa đơn bán ra

Trong quá trình doanh nghiệp bán hàng hóa và dịch vụ, các rủi ro chủ yếu khi lập và sử dụng hóa đơn bán ra có thể chia thành 3 loại:

Rủi ro về việc lập hóa đơn bán ra bị sai sót

Theo quy định trên hóa đơn có nhiều thông tin bắt buộc phải tuân thủ. Những sai sót dễ gặp nhất trong nhóm rủi ro của quá trình lập hóa đơn khá nhiều, như ghi sai tên khách hàng tên hàng hóa, ghi sai số lượng, đơn giá, ghi sai thuế hoặc thiếu thuế suất GTGT…

Những sai sót này nếu không được phát hiện và điều chỉnh kịp thời theo quy định sẽ làm lệch số liệu giữa sổ sách kế toán và hóa đơn chứng từ dẫn tới không đảm bảo việc chứng minh cho hoạt động bán hàng của doanh nghiệp. Do đó, khi thanh kiểm tra quyết toán thuế, việc đối soát sổ sách sẽ làm bộc lộ những bất hợp lý mà nguyên nhân từ việc hóa đơn bán ra bị sai sót, vì vậy, doanh nghiệp có thể bị yêu cầu giải trình và xác định lại doanh thu.

Ví dụ: Doanh nghiệp bán hàng thực phẩm có giá trị 50 triệu đồng (trđ), thuế suất thuế GTGT 10%. Khi lập hóa đơn bán ra kế toán quên không ghi thuế suất dẫn đến thiếu số tiền thuế GTGT 5trđ.

Trong kỳ doanh nghiệp nộp tờ khai thuế GTGT làm giảm số thuế phải nộp 5trđ. Khi cơ quan thuế kiểm tra phát hiện doanh nghiệp bị truy thu tiền thuế GTGT 5trđ trên và tiền chậm nộp thuế GTGT. Ngoài ra doanh nghiệp còn bị phạt về hành vi kê khai sai làm giảm nghĩa vụ thuế phải nộp.

Đọc thêm: Cách xử lý, hủy hóa đơn điện tử viết sai theo Thông tư 78 và Nghị định 123

Bán hàng cho doanh nghiệp là đối tượng rủi ro về hóa đơn

Doanh nghiệp bán hàng thực tế và xuất hóa đơn theo đúng quy định nhưng doanh nghiệp mua hàng vì một lý do nào đó thuộc đối tượng rủi ro về hóa đơn. Mặc dù việc mua bán hàng là thực tế đã phát sinh nhưng doanh nghiệp bên bán vẫn phải tập hợp hồ sơ chứng từ để giải trình về hoạt động mua bán này khi cơ quan thuế hoặc cơ quan chức năng nhà nước yêu cầu. Việc chuẩn bị các hồ sơ tài liệu chứng minh và theo giải trình có thể khiến doanh nghiệp tốn nhiều thời gian và công sức.

Lưu ý: Đây là loại rủi ro khó xác định với vị trí của 1 doanh nghiệp vì khi bán hàng, doanh nghiệp có rất ít cơ hội tiếp cận hồ sơ thuế của khách mua để đánh giá mức đổ rủi ro hóa đơn của khách mua. Vì vậy, ít nhất là đối với các khách hàng lớn, doanh nghiệp nên có sự trao đổi, tìm hiểu về vấn đề hóa đơn của khách hàng, nên có sự kiểm tra danh sách các doanh nghiệp rủi ro về hóa đơn do cơ quan thuế công bố để có đối chiếu, so sánh với khách hàng lớn.

Đồng thời, doanh nghiệp cũng cần thực hiện lưu giữ hóa đơn thật khoa học, hợp lý, có thể tra soát theo khách hàng, để khi cần thiết phải giải trình với cơ quan thuế, doanh nghiệp không mất quá nhiều thời gian và công sức chuẩn bị.

Có thể bạn quan tâm: Công văn 1798/TCT-TTKT năm 2023 về rà soát, xử lý hóa đơn không hợp pháp do Tổng cục Thuế ban hành

Rủi ro về lập sai thuế suất khi có chính sách giảm thuế

Đây là trường hợp đặc biệt đối với những sai sót kế toán có thể gặp trong quá trình xuất hóa đơn bán hàng hóa vì việc có chính sách giảm thuế vốn không thường xuyên, thường chỉ xuất hiện trong một số bối cảnh cụ thể mang tính đặc thù. Do đó, trường hợp kế toán không cập nhật thông tin và nắm bắt kịp thời sự thay đổi trong các quy định của pháp luật sẽ không vận dụng phù hợp, khiến việc áp thuế suất không đúng, đặc biệt xác định số thuế nộp ít hơn số phải nộp.

Không ít trường hợp nhầm lẫn do doanh nghiệp xác định không đúng hoặc không có đủ hồ sơ chứng minh đủ điều kiện được giảm thuế nhưng doanh nghiệp đã xuất hóa đơn giảm thuế. Khi cơ quan thuế thanh kiểm tra phát hiện thì doanh nghiệp bị truy thu, ấn định thuế cùng với phạt tiền.

Ví dụ: Công ty An Khánh bán hàng xe máy cho các cá nhân trên địa phương. Theo chính sách giảm thuế của Nghị định 15/2022/NĐ-CP quy định giảm thuế GTGT từ 10% xuống 8% áp dụng từ ngày 01/02 – 31/12/2022 những xe mô tô hai bánh, xe mô tô ba bánh có dung tích xi lanh trên 125cm3 không được giảm thuế GTGT.

Tuy nhiên do doanh nghiệp chưa tìm hiểu kỹ chính sách giảm thuế này nên tháng 6/2022 đã xuất bán 1 xe máy có dung tích xi lanh là 150cm3 trị giá 90.000.000đ chưa có thuế GTGT với thuế suất giảm là 8%, tương ứng thuế GTGT là từ 9.000.000đ xuống còn 7.200.000đ, chênh lệch 1.200.000đ.

Khi cơ quan thuế kiểm tra phát hiện công ty An Khánh bị truy thu số thuế GTGT 1.200.000đ trên và tính tiền chậm nộp thuế GTGT, ngoài ra doanh nghiệp còn bị phạt về hành vi kê khai sai làm giảm nghĩa vụ thuế phải nộp do trong kỳ doanh nghiệp vẫn đang phải nộp thuế.

Đọc ngay: [17/05/2023-Update] – Chính phủ chốt phương án giảm thuế GTGT về 8% từ 10/7/2023-31/12/2023

1.2. Đối với hóa đơn mua vào

Doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ cũng gặp một số rủi ro với hóa đơn mua vào. Các rủi ro thường gặp với hóa đơn mua vào có thể chia thành 3 nhóm sau:

Rủi ro về việc nhận hóa đơn mua vào của các doanh nghiệp có rủi ro về hóa đơn

Việc mua bán giữa các doanh nghiệp là thực tế phát sinh nhưng doanh nghiệp bán hàng có sai phạm khác và bị xác định là doanh nghiệp rủi ro về hóa đơn khiến doanh nghiệp bên mua bị yêu cầu xác minh giải trình. Việc này khiến doanh nghiệp mua hàng bị ảnh hưởng mất thời gian và công sức trong việc giải trình.

Hơn nữa có thể có trường hợp doanh nghiệp mua hàng thực tế nhưng doanh nghiệp bán hàng lấy hóa đơn của một bên thứ ba cấp cho bên mua hoặc quá trình giải trình doanh nghiệp mua không đủ căn cứ đảm bảo chứng minh giao dịch đã thực tế diễn ra… Do đó, doanh nghiệp bên mua có thể có rủi ro bị bóc chi phí và thuế GTGT được khấu trừ từ các hóa đơn này.

Đọc Thêm: Lưu ý để không vi phạm khi sử dụng hóa đơn điện tử trong bối cảnh ngành Thuế tăng cường quản lý giám sát, ngăn chặn gian lận

Rủi ro về việc nhận hóa đơn mua vào bị thiếu, sai sót thông tin

Doanh nghiệp nhận hóa đơn mua vào bị thiếu, sai sót thông tin như sai mã số thuế, sai tên công ty, sai địa chỉ, sai thuế suất GTGT… Những sai sót này cần phải thông báo sai sót hoặc điều chỉnh lại thông tin đúng theo quy định.

Trường hợp doanh nghiệp không phát hiện hoặc quên không liên hệ đơn vị bán hàng điều chỉnh lại thông tin có thể ảnh hưởng đến chi phí đầu vào, thuế GTGT đầu vào được khấu trừ của doanh nghiệp, có thể bị loại hoặc tính giảm chi phí đầu vào, loại khoản thuế GTGT đầu vào của doanh nghiệp.

Ví dụ:

Công ty TNHH Sản xuất và thương mại Hoàng Kim có mua hàng của công ty TNHH Trần Tiến trị giá 30.000.000đ, thuế GTGT đầu vào tương ứng 3.000.000đ. Công ty Trần Tiến xuất hóa đơn cho công ty Hoàng Kim nhưng trên hóa đơn không ghi đúng tên công ty “Công ty TNHH Sản xuất và thương mại Hoàng Kim” mà lại ghi là “Cty TNHH Hoàng Kim HN” và mã số thuế công ty Hoàng Kim trên hóa đơn bị ghi nhầm 2 số cuối.

Do Công ty Hoàng Kim đã không xem kỹ hóa đơn và kê khai khấu trừ thuế với hóa đơn này cho nên khi cơ quan thuế vào kiểm tra phát hiện thì công ty Hoàng Kim bị loại số thuế GTGT 3.000.000đ đầu vào khấu trừ trên và bị phạt theo quy định.

Rủi ro về nhận hóa đơn mua vào nhưng ghi sai thuế suất khi có chính sách giảm thuế

Trường hợp khi có chính sách giảm thuế doanh nghiệp nếu nằm trong nhóm đối tượng được giảm thuế thì được giảm thuế theo quy định. Tuy nhiên doanh nghiệp không chuẩn bị được hồ sơ chứng minh để đánh giá và xác định được các điều kiện để thuộc đối tượng giảm thuế sẽ dẫn đến rủi ro.

Vậy nên nếu doanh nghiệp ban đầu nhận hóa đơn không giảm thuế nhưng sau cơ quan thuế kiểm tra xác định được giảm thuế mà doanh nghiệp bên mua không cung cấp đủ hồ sơ về việc đơn vị bán hàng kê khai hóa đơn không giảm thuế thì doanh nghiệp mua sẽ bị giảm khoản thuế GTGT khấu trừ theo thuế suất thấp hơn và phải nộp bổ sung thuế cũng như chịu tiền phạt, tiền chậm nộp theo quy định.

Ngoài ra việc kê khai thuế khi được giảm nếu có sai sót cũng khiến doanh nghiệp bị xử phạt hoặc không được giảm thuế nếu không phát hiện và điều chỉnh kịp thời.

Lưu ý:

Thứ nhất, nội dung trên được nhóm tác giả tổng hợp, phân tích và phân nhóm với mục đích giúp bạn đọc dễ nắm bắt. Có nhiều nội dung rủi ro liên quan tới hóa đơn doanh nghiệp không dự tính trước được để có biện pháp rà soát, giảm thiểu nhưng trên thực tế vẫn có thể xảy ra. Việc chuẩn bị các hồ sơ và theo giải trình các hóa đơn này với cơ quan chức năng là nhiệm vụ phát sinh của kế toán. Các bạn cần nắm được để có kế hoạch công việc và giải trình với ban lãnh đạo khi thực tế diễn ra.

Thứ hai, các thông tin về hóa đơn ngày càng minh bạch và các hệ thống công nghệ, công cụ dần đáp ứng khả năng kiểm tra, rà soát chéo giữa các đơn vị, doanh nghiệp… do đó kế toán cần hiểu đúng những quy định của pháp luật về kế toán, thuế cũng như nắm bắt rõ quy trình, kỹ thuật kiểm tra để tư vấn cho lãnh đạo thực hiện đúng quy định, tránh việc mua bán hóa đơn.

2. Cách thức doanh nghiệp rà soát hóa đơn, chứng từ của các nhà cung cấp

2.1 Tại thời điểm nhận (hoặc lập) hóa đơn

Doanh nghiệp thực hiện kiểm tra, rà soát hóa đơn, chứng từ của các nhà cung cấp thường có 2 cách làm như sau:

Cách 1: Cách làm thủ công

Bước 1: Tra cứu tình trạng hoạt động của doanh nghiệp

Đầu tiên, các bạn truy cập vào trang web của Tổng cục thuế, đường link:  http://tracuunnt.gdt.gov.vn/tcnnt/mstdn.jsp

Hình 4: Trang web tra cứu người nộp thuế của Tổng cục thuế

Tiếp theo, các bạn điền mã số thuế và mã bảo mật để tra cứu tình trạng hoạt động của doanh nghiệp.

Hình 5: Điền thông tin tra cứu người nộp thuế

Cuối cùng, nhận kết quả tra cứu thông tin người nộp thuế từ trang web trả về:

Trang web của Tổng cục thuế đưa ra kết quả ngay sau khi các bạn điền đầy đủ thông tin tra cứu.

Khi đó, các bạn biết được tình trạng doanh nghiệp đang hoạt động hay đã ngừng hoạt động. Ngoài ra còn đầy đủ thông tin về doanh nghiệp như tên doanh nghiệp, địa chỉ, mã số thuế, ngày thành lập, ngày đóng MST, tên người đại diện…

Hình 6: Kết quả tra cứu thông tin người nộp thuế từ trang web trả về

Bước 2: Tra cứu tính hợp pháp trên hóa đơn

Đầu tiên, các bạn truy cập vào trang web hóa đơn điện tử của Tổng cục thuế : https://hoadondientu.gdt.gov.vn/

Hình 7: Trang web tra cứu hóa đơn điện tử của doanh nghiệp

Tiếp theo, các bạn điền tên và mật khẩu truy cập được cơ quan thuế cấp khi đăng ký sử dụng hóa đơn ban đầu.

Hình 8: Đăng nhập trang web tra cứu hóa đơn điện tử của doanh nghiệp

Cuối cùng, tra cứu hóa đơn mua vào bán ra trên trang web tra cứu hóa đơn điện tử của doanh nghiệp.

Các bạn có thể kiểm tra đầy đủ thông tin và trạng thái của hóa đơn mua vào bán ra của doanh nghiệp bao gồm: Ký hiệu mẫu số, Ký hiệu hóa đơn, Số hóa đơn, Ngày lập, Thông tin hóa đơn, Tổng tiền chưa thuế, Tổng tiền thuế, Tổng tiền chiết khấu thương mại, Tổng tiền phí, Tổng tiền thanh toán, Đơn vị tiền tệ, Trạng thái hóa đơn, Kết quả kiểm tra hóa đơn, Hóa đơn liên quan, Thông tin liên quan.

– Trang Hệ thống hóa đơn điện tử cũng giúp các bạn tra cứu đầy đủ các loại hóa đơn có mã, hóa đơn không có mã, hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền…

+ Tra cứu hóa đơn mua vào:

Hình 9: Tra cứu hóa đơn mua vào

+ Tra cứu hóa đơn bán ra:

Hình 10: Tra cứu hóa đơn bán ra

Cách 2: Kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của hoá đơn với tính năng xử lý hoá đơn đầu vào trên phần mềm kế toán online MISA AMIS

Ngoài cách làm tra cứu, rà soát hóa đơn thủ công theo như cách trên còn có một cách tra cứu hóa đơn nhanh chóng và chính xác hơn là sử dụng phần mềm kế toán online MISA AMIS đã tích hợp tính năng xử lý hoá đơn đầu vào.

Hãy cùng xem quy trình nhận và xử lý hoá đơn đầu vào trên phần mềm kế toán online MISA AMIS

Đăng nhập vào phần mềm kế toán online MISA AMIS và kết nối phần mềm kế toán với dịch vụ xử lý hoá đơn:

Sau khi đăng nhập, tích chọn mục “Xử lý hóa đơn”.

Hình 11: Truy cập phần mềm “Xử lý hóa đơn”

Khi đã truy cập ứng dụng xử lý hóa đơn của MISA, các bạn sẽ thấy các chức năng lựa chọn xử lý hóa đơn như: Rà soát hóa đơn đầu vào, đầu ra, các hóa đơn nhận qua email ở hộp thư đến.

Các bạn xem hình ảnh minh họa tra soát và kết quả ở bên dưới đây:

Hình 12: Các menu chức năng lựa chọn

Hình 13: Kết nối và tra soát hóa đơn đầu ra

Hình 14: Tra soát hóa đơn đầu vào

Hình 15: Tra soát hóa đơn đầu vào trên hộp thư đến tự động

Hình 16: Kết quả tra soát hóa đơn trên phần mềm MISA

ĐĂNG KÝ HỌC THỬ 2 BUỔI MIỄN PHÍ TẠI TRUNG TÂM ĐÀO TẠO KẾ TOÁN IQ

⇒ Ưu nhược từng phương pháp

2.2. Định kỳ kiểm tra, rà soát hóa đơn

Theo tháng, quý, năm hoặc đợt thanh kiểm tra, kế toán nên rà soát lại hóa đơn mua vào, bán ra của doanh nghiệp mình để hạn chế rủi ro.

Hiện nay, Tổng cục thuế có cập nhật  danh sách doanh nghiệp rủi ro thuộc diện cần rà soát xử lý. Các bạn kế toán có thể tải, cập nhật danh sách này sau đó tổng hợp danh sách các doanh nghiệp có phát sinh giao dịch với doanh nghiệp mình để so sánh đối chiếu các mã số thuế trùng lặp từ đó phát hiện các doanh nghiệp đối tác được xác định có rủi ro về hóa đơn.Xem sơ đồ minh họa các bước tra cứu, rà soát dưới đây:

Hình 17: Hướng dẫn các bước tra cứu rà soát với  doanh nghiệp rủi ro

Ví dụ với danh sách 524 doanh nghiệp theo báo Công văn số 1798/TCT-TTKT về việc rà soát, xử lý hóa đơn không hợp pháp.

Bước 1: Tải file danh sách doanh nghiệp rủi ro về.

Hình 18: Minh họa danh sách doanh nghiệp rủi ro theo thông tin công bố

Bước 2: Tổng hợp danh sách các doanh nghiệp có phát sinh giao dịch với doanh nghiệp mình

+ Tại bước 2 này các bạn tập hợp toàn bộ bảng kê mua vào bán ra của các năm vào 1 file excel

+ Sau đó tiến hành tổng hợp xử lý file dữ liệu theo danh sách mua vào/danh sách bán ra với 3 chỉ tiêu là mã số thuế, tên doanh nghiệp, địa chỉ

⇒ Sau khi đã có đầy đủ dữ liệu theo 3 chỉ tiêu này các bạn đã có đủ thông tin để loại bỏ các doanh nghiệp trùng lặp.

Bước 3: So sánh đối chiếu danh sách doanh nghiệp rủi ro với các doanh nghiệp có phát sinh phát sinh mua bán với doanh nghiệp mình

Tại bước 3 này các bạn cần đối chiếu danh sách mua vào bán ra đã lọc ở bước 2 với danh sách doanh nghiệp rủi ro.

Cụ thể các bạn có thể so sánh theo mã số thuế trước, bằng cách sử dụng công cụ lọc trùng trong excel là “Home” ⇒ Conditional Formatting” rồi chọn ⇒ “Duplicate Values” để lọc ra các mã số thuế trùng với danh sách doanh nghiệp rủi ro.

Sau đó các bạn lọc ra và đối chiếu thêm tên và địa chỉ nếu trùng khớp là các doanh nghiệp có phát sinh nằm trong nhóm doanh nghiệp rủi ro.

Hình 19: Giải trình làm rõ việc sử dụng hóa đơn với các doanh nghiệp rủi ro nếu có

Sau khi hoàn thành việc so sánh đối chiếu  trường hợp các bạn phát hiện trong các doanh nghiệp có giao dịch với doanh nghiệp mình  nằm trong nhóm doanh nghiệp rủi ro  thì các bạn  rà soát và xem xét lại quá trình thực tế mua bán với các doanh nghiệp này, chuẩn bị đầy đủ các tài liệu chứng minh.

3. Một số lưu ý đối với kế toán trong việc sử dụng hóa đơn

– Tại thời điểm nhận hóa đơn các bạn cần rà soát kỹ tính hợp lý, hợp lệ, hợp pháp của hóa đơn. Đồng thời  hoàn thiện và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ chứng minh quá trình mua hàng như là phiếu đặt mua, hợp đồng, vận chuyển, biên bản giao nhận hàng hóa, biên bản nghiệm thu công trình…

– Định kỳ theo tháng, quý, năm, từng đợt… kế toán tổ chức rà soát hồ sơ hóa đơn chứng từ phục vụ công tác lập báo cáo và phòng ngừa các rủi ro có thể xảy ra.

– Khi cơ quan thuế có thông báo về việc rà soát hóa đơn của các doanh nghiệp rủi ro về hóa đơn thì doanh nghiệp cần chủ động rà soát theo doanh sách được cơ quan thuế công bố để biết và giải trình kịp thời với cơ quan thuế.

– Lưu ý kiểm tra rà soát kỹ cả hóa đơn mua và bán ra trước khi quyết toán thuế hoặc thanh kiểm tra thuế để kịp thời điều chỉnh.

– Trong trường hợp mua hàng hóa dịch vụ có hóa đơn mà tại thời điểm phát sinh giao dịch, doanh nghiệp cung cấp trong tình trạng hoạt động bình thường, sau đó một thời gian chuyển sang tình trạng rủi ro và được cập nhật lên trang thông tin của Tổng cục thuế, doanh nghiệp mua hàng có thể chủ động liên hệ cơ quan thuế quản lý trực tiếp để giải trình và xin các phương án xử lý phù hợp.

Hồ sơ giải trình hóa đơn theo yêu cầu của cơ quan thuế:

+ Hợp đồng mua bán.

+ Biên bản bàn giao, phiếu xuất kho, phiếu nhập kho.

+ Biên bản nghiệm thu.

+ Biên bản thanh lý.

+ Hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng.

+ Chứng từ thanh toán bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng.