Mẫu Biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt và hướng dẫn cách lập theo TT 200 và TT 133

Theo Thông tư 200 và Thông tư 133, biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt được xác định theo mẫu 08a-TT. Nhiều kế toán vẫn còn loay hoay trong cách tạo lập biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt.

1. Biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt là gì? Vai trò của biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt

Biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt (dùng cho VND) là tài liệu phản ánh số tiền bằng VND tồn quỹ thực tế tại một thời điểm nhất định. Đồng thời phản ánh số quỹ thừa, thiếu so với sổ quỹ.

Mục đích sử dụng của Bảng kiểm kê quỹ là nhằm xác định tiền bằng VNĐ tồn quỹ thực tế và số thừa, thiếu so với sổ quỹ. Dựa trên cơ sở đó để tăng cường quản lý quỹ và làm cơ sở quy trách nhiệm vật chất, ghi sổ kế toán số chênh lệch.

Kiểm kê quỹ là việc vô cùng quan trọng đối với kế toán. Kế toán phải tiến hành kiểm kê theo:

• Kiểm kê định kỳ vào cuối tháng, cuối quý, cuối năm.
• Kiểm kê đột xuất khi cần thiết.
• Kiểm kê khi bàn giao quỹ.

>> Đọc thêm: Quy trình thu chi tiền mặt chuẩn chỉnh tại doanh nghiệp

Sử dụng bảng kê quỹ tiền mặt cũng cần tuân thủ những nguyên tắc sau:

• Trước khi tiến hành kiểm kê, thủ quỹ phải ghi sổ quỹ tất cả các phiếu thu, phiếu chi. Đồng thời thủ quỹ phải tính số tồn quỹ đến thời điểm kiểm kê.
• Khi kiểm kê phải lập Ban kiểm kê. Thành viên của Ban kiểm kê phải có kế toán tiền mặt hoặc kế toán thanh toán và thủ quỹ. Đây là những người chịu trách nhiệm quản lý trực tiếp đối với quỹ tiền mặt.
• Khi kiểm kê, ban kiểm kê phải kiểm kê chi tiết từng loại tiền và ghi chi tiết trên Bảng kiểm kê.
• Nếu kết quả kiểm kê phát sinh chênh lệch, Ban kiểm kê phải báo cáo giám đốc để xem xét tìm cách giải quyết hợp lý.

>> Đọc thêm: Kế toán vốn bằng tiền và những lưu ý khi làm kế toán vốn bằng tiền

2. Mẫu biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt

>>> DOWNLOAD BẢNG KIỂM KÊ QUỸ <<<

3. Lưu ý khi lập biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt

• Góc trên bên trái: Ghi rõ tên đơn vị (hoặc đóng dấu), bộ phận.
• Khi tiến hành kiểm kê phải lập Ban kiểm kê, thủ quỹ và kế toán tiền mặt hoặc kế toán thanh toán là các thành viên.
• Biên bản kiểm kê quỹ phải ghi rõ số hiệu chứng từ và thời điểm kiểm kê (….giờ ….ngày ….tháng ….năm ….).

Trước khi kiểm kê quỹ, thủ quỹ phải ghi sổ quỹ tất cả các phiếu thu, phiếu chi và tính số dư tồn quỹ đến thời điểm kiểm kê.

+ Khi tiến hành kiểm kê phải tiến hành kiểm kê riêng từng loại tiền có trong quỹ.

+ Dòng “Số dư theo sổ quỹ”: Căn cứ vào số tồn quỹ trên sổ quỹ tại ngày, giờ cộng sổ kiểm kê quỹ để ghi vào cột 2.

+ Dòng “Số kiểm kê thực tế”: Căn cứ vào số kiểm kê thực tế để ghi theo từng loại tiền vào cột 1 và tính ra tổng số tiền để ghi vào cột 2.

+ Dòng chênh lệch: Ghi số chênh lệch thừa hoặc thiếu giữa số dư theo sổ quỹ với số kiểm kê thực tế.

Trên Bảng kiểm kê quỹ cần phải xác định và ghi rõ nguyên nhân gây ra thừa hoặc thiếu quỹ, có ý kiến nhận xét và kiến nghị của Ban kiểm kê.

Bảng kiểm kê quỹ phải có chữ ký của thủ quỹ, Trưởng ban kiểm kê và kế toán trưởng. Mọi khoản chênh lệch quỹ đều phải báo cáo giám đốc doanh nghiệp xem xét giải quyết. Bảng kiểm kê quỹ do ban kiểm kê quỹ lập thành 2 bản:

• 1 bản lưu ở thủ quỹ.
• 1 bản lưu ở kế toán quỹ tiền mặt hoặc kế toán thanh toán.